Hệ thống quản lý quy trình làm việc là gì?

Hệ thống quản lý quy trình công việc là một hệ thống máy tính nhằm giúp tạo, duy trì và lưu trữ thông tin về các phần của quy trình làm việc.Mục đích của một hệ thống như vậy là giúp tạo ra các báo cáo và dữ liệu hữu ích khác có thể cải thiện quy trình quy trình công việc và giúp cải thiện năng suất bằng cách nhấn mạnh những thứ có thể di chuyển nhanh hơn và các khu vực có thể tăng hiệu quả.Quản lý quy trình làm việc là một khái niệm khá mới trong thế giới công việc.Về cơ bản, quản lý quy trình công việc là ý tưởng rằng bằng cách quản lý sự tiến triển của dữ liệu, tài liệu, khách hàng tiềm năng và các mục liên quan đến công việc khác, quá trình làm việc có thể được sắp xếp hợp lý và bất kỳ thất bại nào trong quy trình đều có thể được ghi lại.Hệ thống quản lý quy trình làm việc được sử dụng vì một số lý do trong môi trường kinh doanh ngày nay.Một lý do chính cho việc sử dụng tăng và tuân thủ hệ thống quản lý quy trình công việc là hệ thống có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất của nhân viên.Bằng cách ghi lại mọi thứ vào hệ thống quản lý quy trình công việc, nếu vấn đề sau này phát sinh, thật dễ dàng để thấy vấn đề bắt nguồn từ đâu và thực hiện các hành động thích hợp.Theo cách này, có thể xác nhận rằng mỗi nhân viên đang thực hiện công việc của mình đúng cách và một cách kịp thời;Nhân viên cũng có thể chịu trách nhiệm cho công việc chưa được hoàn thành kịp thời hoặc điều đó đã được hoàn thành không chính xác.

Một cách sử dụng khác cho hệ thống quản lý quy trình làm việc là hỗ trợ quy trình dịch vụ khách hàng.Các hệ thống quản lý quy trình làm việc được sử dụng cho mục đích này thường được gọi là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hoặc CRMS.CRMS giúp dịch vụ khách hàng bằng cách đảm bảo các nhân viên dịch vụ khách hàng có quyền truy cập vào một hồ sơ chi tiết về mọi thứ đã được thực hiện để giúp khách hàng khiếu nại.Các hệ thống này cũng theo dõi mọi liên hệ với một khách hàng để bằng chứng về những người đã nói chuyện với ai có thể tìm thấy cho bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh.CRM cũng hữu ích cho việc tiếp thị cho khách hàng bất cứ lúc nào công ty sử dụng CRM thấy phù hợp. Các hệ thống như vậy cũng có thể cải thiện năng suất và sản xuất trong môi trường nhà máy.Bằng cách có thể theo dõi quy trình sản xuất từ nguyên liệu thô đến thành phẩm bằng cách sử dụng hệ thống quản lý quy trình làm việc, việc xác định các tắc nghẽn trong chu kỳ sản xuất sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.Xác định các quy trình không hiệu quả gây ra sự chậm trễ hoặc công việc dư thừa và chi phí cũng có thể trở nên dễ dàng hơn.Do đó, sử dụng hệ thống quản lý quy trình công việc có thể là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất, trách nhiệm và quan hệ khách hàng trong bất kỳ công ty nào.