Phân bổ thời gian là gì?

Phân bổ thời gian là một chiến lược liên quan đến việc xác định các phương tiện thận trọng nhất để gán hoặc phân bổ các khối thời gian cho từng nhiệm vụ hoặc hoạt động phải được hoàn thành trong suốt cả ngày.Ý tưởng đằng sau phân bổ thời gian là đảm bảo rằng đủ thời gian được đặt sang một bên để mỗi nhiệm vụ được hoàn thành đúng cách, đồng thời giới hạn cơ hội để thời gian bị lãng phí vào các hoạt động không thiết yếu.Từ quan điểm này, phân bổ thời gian được kết nối trực tiếp với khái niệm hiệu quả tại nơi làm việc và thường có thể hỗ trợ trong quá trình đánh giá lựa chọn các bước được sử dụng để hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nhất định.Điều quan trọng đối với nhiệm vụ phân bổ thời gian là xác định thời gian cần thiết để quản lý mỗi nhiệm vụ một cách hiệu quả.Trong phạm vi đánh giá loại này, việc thiết lập giới hạn thời gian cho từng nhiệm vụ thường có thể ảnh hưởng đến việc sắp xếp khu vực làm việc và hợp lý hóa các bước cần thiết để hoàn thành thành công từng nhiệm vụ.Kết quả cuối cùng là nhân viên có thể thực hiện từng nhiệm vụ hiệu quả hơn, giúp hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong suốt cả ngày mà không cảm thấy quá tải.Quá trình phân bổ thời gian cũng liên quan đến việc ưu tiên các nhiệm vụ phải được hoàn thành trong suốt ngày làm việc.Trong phạm vi của khía cạnh này là sự cần thiết phải sắp xếp hiệu suất của các nhiệm vụ khác nhau theo cách thực sự có thể hỗ trợ trong việc hoàn thành các nhiệm vụ khác sau đó trong ngày.Làm như vậy giúp giảm thiểu nhu cầu lặp lại các nhiệm vụ trong các phân đoạn, trong khi trì hoãn các nhiệm vụ khác có thể được thực hiện.Ví dụ, một trợ lý hành chính có thể chọn sử dụng khái niệm chung về phân bổ thời gian để sắp xếp ngày để bất kỳ thư từ hoặc thư từ nào được dành cho vài giờ cuối cùng của ngày làm việc, giúp hoàn thành các nhiệm vụ khác có thể thêmđể nộp đơn hoặc thư từ đó.Làm như vậy có nghĩa là không cần phải nộp một vài tài liệu ở đây và sớm hơn trong ngày hoặc tạo thư từ có thể phải thay đổi một vài lần do các sự kiện diễn ra trong suốt cả ngày.Bằng cách chỉ định đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ và sắp xếp các nhiệm vụ đó theo cách hợp lý về trình tự và tác động đến những người khác tại nơi làm việc, cả nhân viên và người sử dụng lao động đều có lợi.Nhân viên thường sẽ cảm thấy có năng lực hơn và có khả năng chăm sóc các nhiệm vụ được giao của họ mà không cảm thấy choáng ngợp.Nhà tuyển dụng được hưởng lợi từ việc hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong ngày làm việc, vì năng suất tăng thường sẽ dẫn đến thế hệ doanh thu lớn hơn và giảm lãng phí thời gian và các nguồn lực khác.