Quỹ không ổn định là gì?

Còn được gọi là Quỹ Tiền mặt Petty, Quỹ Umprest là một loại dự trữ tiền mặt được đặt sang một bên để quản lý các chi phí nhỏ có thể phát sinh trong hoạt động hàng ngày của một công ty.Thông thường, số tiền thu được trong quỹ này được giữ dưới dạng tiền tệ và tiền xu và được giao cho một quản trị viên quỹ hoặc nhân viên thu ngân để giải ngân theo các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp.Các công ty thuộc mọi quy mô và loại có khả năng có một số loại tiền mặt hoặc quỹ không phải là người có trong tay, cho phép nhanh chóng mua đồ dùng văn phòng hoặc các mặt hàng khác mà không cần phải trải qua quy trình mua hàng và đơn đặt hàng chính thức.Cấu trúc của một quỹ không tuân thủ thường rất đơn giản.Một doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý loại tài nguyên kinh doanh này bằng cách giữ nguồn cung cấp tiền tệ và tiền xu trong ngăn kéo bị khóa hoặc một két sắt nhỏ tại trang web kinh doanh.Hầu hết các công ty sẽ đặt giới hạn tối thiểu và tối đa cho tổng số tiền có thể được giữ trong quỹ bất cứ lúc nào.Đặt các giới hạn này thường liên quan đến việc xem xét loại mua hàng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tài nguyên của quỹ, cũng như cho phép giá trung bình của các loại mua hàng đó.

Như với bất kỳ loại tài khoản tài chính nào, Quỹ Umprest sẽ được theo dõi và hòa giải định kỳ.Việc đối chiếu thường yêu cầu ghi lại biên lai cho bất kỳ giao dịch mua nào được thực hiện bằng cách sử dụng tiền thu được do lần đối chiếu cuối cùng xảy ra, thêm vào bất kỳ khoản tiền gửi nào cho quỹngăn kéo quỹ hoặc an toàn.Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, loại hình hòa giải này có thể xảy ra hàng tuần hoặc hai tuần một lần, nhưng nên được thực hiện ít nhất là trên cơ sở hàng tháng.Có một số lợi ích để duy trì một quỹ không thích hợp.Tài khoản cung cấp tiền có thể được sử dụng để mua các yếu tố cần thiết mà không cần phải chuẩn bị một yêu cầu, lấy số đơn đặt hàng và chờ kiểm tra công ty được cắt để trang trải mua hàng.Ví dụ: nếu một doanh nghiệp nhỏ cần hộp mực máy in ngay lập tức, mặt hàng đó có thể được mua từ tiền mặt nhỏ được tìm thấy trong quỹ, giao dịch sẽ được ghi lại, sau đó một yêu cầu hoàn trả thông qua các kênh mua hàng thông thường có thể được gửi, đảm bảo rằngQuỹ nhận được nhiều tiền hơn có thể được sử dụng cho một giao dịch mua khác sau này.