Jak si mohu vybrat nejlepší software pro virtuální kancelář?

Při výběru virtuálního kancelářského softwaru byste měli zvážit povahu svého podnikání a úkoly, které musíte denně provádět.Pokud pracujete sami, budete potřebovat několik základů, jako je e-mailový software, software pro zpracování textu, databázový software, ochrana virů a obslužný program.Pokud pracujete v týmovém prostředí nebo potřebujete komunikovat se zaměstnanci, možná budete muset hledat další funkce, jako je okamžité zasílání zpráv a centrální ukládání souborů.software.Někteří poskytovatelé internetových služeb (ISP) poskytují e-mailový program, ale samostatný poštovní program může být lepší.To platí zejména, pokud potřebujete další funkce, jako je odesílání automatizovaných odpovědí.Většina e-mailových programů lze stáhnout zdarma nebo přijít jako součást operačního systému.

Virtuální kancelářský software by měl zahrnovat program zpracování textu.Existuje několik možností na výběr.Některé programy zpracování textu lze stáhnout jako součást freewarového balíčku, takže dobrý program zpracování textu nemusí být drahý.Některé operační systémy zahrnují velmi základní programy zpracování textu, ale pokud provozujete firmu, možná budete potřebovat něco s dalšími funkcemi.Data by pak měl databázový program tvořit součást vašeho softwaru Virtual Office.Někteří majitelé podniků vytvořili seznamy pro použití pro marketingové účely a databázový software to usnadňuje.Databázové programy lze zakoupit jako součást softwarového balíčku nebo si lze stáhnout jako freeware.

Ochrana virů je dalším důležitým aspektem provozování virtuální kanceláře.Pokud potřebujete udržovat svá data zabezpečená, měli byste investovat do dobrého programu ochrany virů.Programy ochrany virů mohou také obsahovat vestavěné firewally, které poskytují další ochranu.Pokud posíláte soubory tam a zpět nebo používáte e-mail, měli byste investovat do ochrany virů.Dobrý obslužný program usnadní zahájení úkolů souvisejících s výkonem, jako je čištění registru, odstranění dočasných souborů a odstranění souborů cookie.Tento typ softwaru lze zakoupit jako samostatnou aplikaci nebo jej lze stáhnout jako freeware.

Pokud pracujete s týmem nebo máte virtuální zaměstnance, měli byste v rámci nastavení virtuální kanceláře získat program Instant Messenger.Toto je velmi důležitá funkce, když musíte být v neustálém kontaktu s členem vašeho týmu, protože zprávy lze vyměnit v reálném čase.Takový program také ušetří telefonní hovory, protože většina okamžitých poslů nabízí možnost hlasového chatu.Skupinové konference lze také provádět pomocí programů Instant Messenger.

Střední ukládání souborů je velmi důležité při práci v rámci týmu, zejména pokud každý člen pracuje z jiného místa.Soubory lze ukládat online a poskytovat snadný přístup k důležitým informacím.To nejen šetří čas, ale umožňuje každému uživateli pracovat odkudkoli, pokud má přístup k databázi.Aplikace softwaru jako služby (SaaS) mají tuto funkci často, což uživatelům umožňuje přístup k softwaru pomocí jejich připojení k internetu.