Co je to informační systém pro správu personálu?
Informační systém pro správu personálu je soubor postupů a aplikovaných technologií, které pracovníci lidských zdrojů používají ke sledování a organizaci údajů o zaměstnancích v rámci podnikání nebo organizace.Tyto informace mohou zahrnovat záznamy mezd, daňové dokumenty a záznamy o přidělených výhodách, jako je zdravotní pojištění.Ostatní informace o zaměstnancích jsou často uchovávány v informačním systému pro správu personálu pro hodnocení pravidelného výkonu.Tyto záznamy jsou obvykle životopisy a kopie příslušných průmyslových certifikací.Tato oblast řízení lidských zdrojů zahrnuje jak používání počítačového softwarového programu, tak rutinní postupy pro zadávání a aktualizaci relevantních dat.
Podniky s velkým počtem zaměstnanců často potřebují oddělení samostatného oddělení lidských zdrojů (HR), aby si uchovaly přesné záznamy o všech těchto informacích.Práce s informačním systémem pro správu personálu vyžaduje jak dobré pochopení technologie, tak schopnost rychle načíst potřebná data.Softwarový balíček určený pro tyto úkoly v oblasti lidských zdrojů obvykle sestává z propojených databází obsahujících různé sady informací.Jedna databáze může obsahovat záznamy o vydaných výplatách propojených s jinou databází s informacemi o zadržených daních.HR personál odpovídá za udržování těchto informací o pracovní síle aktuální a přesné.
Kromě pravidelného udržování dat v personálním informačním systému správy personálu musí personál HR také provádět konkrétní dotazy, které získávají určité informace.V závislosti na typu nainstalovaného systému mohou tyto informace dotazovat pomocí příkazů, jako jsou příkazy ve strukturovaném jazyce dotazů (SQL) nebo podobný programovací jazyk databáze.Jiné typy softwaru pro správu lidských zdrojů mají grafická uživatelská rozhraní s funkcemi pro vytváření a ukládání formulářů, tabulek, grafů a zpráv.Pokud chce personální manažer udržovat naskenované kopie životopisů zaměstnanců a podobných dokumentů, informační systém často zahrnuje schopnost rozpoznávání optických znaků (OCR) pro vytváření prohledávatelných elektronických kopií.
Informační systém pro správu personálu má také důležitou roli v oblasti najímání a střílení podniků.Mnoho společností používá funkce OCR tohoto typu programu ke skenování životopisů pro určená klíčová slova.Žadatelé, jejichž životopisy mají zápasy klíčových slov, mají často lepší šanci na pozvání na pohovor.Některé podniky tuto technologii používají ke sledování a zaznamenávání všech nových certifikátů, které zaměstnanci dokončují, zejména ty, které se počítají jako placené školení.Pracovníci, kteří mohou vyžadovat disciplinární jednání nebo poradenství, mají často také záznamy o těchto informacích uložených ve svých elektronických personálních souborech v oddělení lidských zdrojů.