Hvad er et personaleadministrationsinformationssystem?

Et personaleadministrationsinformationssystem er et sæt procedurer og anvendt teknologi, som medarbejdere i menneskelige ressourcer bruger til at spore og organisere data om medarbejderne inden for en virksomhed eller organisation.Disse oplysninger kan omfatte lønningsregistreringer, skattedokumenter og poster over tildelte fordele såsom sundhedsforsikring.Andre medarbejderoplysninger opbevares ofte i et personaleadministrationsinformationssystem til periodiske evalueringer af præstationer.Disse poster er normalt genoptagelser og kopier af relevante branchecertificeringer.Dette område med human resource management indebærer både brugen af et computersoftwareprogram og af rutinemæssig praksis til indtastning og opdatering af relevante data.

Virksomheder med et stort antal medarbejdere har ofte brug for en separat Human Resources (HR) -afdeling for at føre nøjagtige poster over alle disse oplysninger.Arbejde med et personaleadministrationsinformationssystem kræver både et godt greb om teknologi og en evne til hurtigt at hente nødvendige data.En softwarepakke designet til disse menneskelige ressourceopgaver består typisk af tilknyttede databaser, der indeholder forskellige sæt information.En database kan indeholde poster over udstedte lønchecks knyttet til en anden database med information om tilbageholdte skatter, for eksempel.HR -personale er ansvarlige for at holde denne arbejdsstyrkeoplysninger ajour og nøjagtige.

Ud over at regelmæssigt vedligeholde dataene i et personaleadministrationsinformationssystem, er HR -personale også nødt til at udføre specifikke forespørgsler, der henter visse oplysninger.Afhængig af typen af installeret system, kan de forespørge disse oplysninger med kommandoer som dem i struktureret forespørgselssprog (SQL) eller et lignende databaseprogrammeringssprog.Andre typer af Human Resource Management -software har grafiske brugergrænseflader med funktioner til oprettelse og opbevaring af formularer, tabeller, diagrammer og rapporter.Når en personalechef ønsker at holde scannede kopier af medarbejderes genoptagelse og lignende dokumenter, inkluderer informationssystemet ofte optisk karaktergenkendelse (OCR) kapacitet til at oprette søgbare elektroniske kopier.

Et personaleadministrationsinformationssystem har også en vigtig rolle i en virksomhed, der ansætter og fyrer praksis.Mange virksomheder bruger OCR -funktionerne i denne type program til at scanne genoptagelser efter udpegede nøgleord.Ansøgere, hvis CV har nøgleordskampe, har ofte bedre chancer for at modtage en interviewinvitation.Nogle virksomheder bruger denne teknologi til at spore og registrere alle nye certificeringer, som medarbejderne gennemfører, især dem, der tæller som betalt uddannelse.Arbejdstagere, der kan kræve disciplinær handling eller rådgivning, har også ofte registreringer af disse oplysninger, der opbevares i deres elektroniske personalefiler i HR -afdelingen.