Co je registrace dodavatele?
Registrace dodavatele je proces shromažďování klíčových informací od externích dodavatelů zboží a služeb a zadávání těchto informací do systému pro správu vztahů. Použitý registrační systém je obvykle elektronický nebo internetový, ale lze s ním manipulovat prostřednictvím papírového procesu. Registrace se používá jako požadavek prahové hodnoty pro oddělené prodejce, kteří jsou způsobilými dodavateli a těmi, kteří jimi nejsou.
Podniky, instituce a vlády používají externí prodejce k dodávce potřebného zboží a služeb, které podporují provoz nebo výrobu. Prodejci jsou nedílnou součástí dodavatelského řetězce a vyžadují správu. Jako externí strana musí být prodejce prověřen, aby získal kvalifikace a zkušenosti, než bude považován za spolehlivého dodavatele.
Každý potenciální klient má své vlastní provozní standardy, které řídí proces kvalifikace dodavatele. Někteří klienti mohou nakládat s důvěrnými informacemi nebo komunikovat s vysoce postavenými zákazníky. Ostatní klienti se mohou vypořádat s ohroženými skupinami obyvatel, kteří vyžadují licenci nebo povolení na pozadí. Prodejci musí splňovat standardy stanovené zákazníkem nebo jeho klientským odvětvím a dodržování standardů musí být často řízeno v průběhu vztahu.
Registrace je jedním z prvních kroků ve správě dodavatelů. Vyžaduje od každého dodavatele, který chce poskytnout zboží nebo služby, poskytnout standardní soubor informací. Tato informace je zkontrolována z hlediska úplnosti a souladu s požadavky a zadána do systému. Systém je poté zpřístupněn zaměstnancům oddělení nákupu nebo jiným zaměstnancům tak, aby věděli, kteří prodejci jsou na schváleném seznamu, aby nabízeli příležitosti.
Většina hlavních institucí a vládních subjektů, které používají velké množství prodejců, má zaveden oficiální registrační systém. Organizace spojených národů a vláda USA mají například internetové portály pro registraci dodavatelů. Každý, kdo chce těmto subjektům dodávat zboží nebo služby, se musí zaregistrovat prostřednictvím online systému. Proces registrace umožňuje těmto subjektům řídit jejich vztahy s třetími stranami, zejména pokud jde o komunikaci a dodržování předpisů.
Typický registrační proces dodavatele bude vyžadovat kontaktní informace dodavatele. V jednoduchém registračním systému mohou být potřebné všechny kontaktní informace. Složitější systémy, které do procesu integrovaly počáteční prověrku, budou vyžadovat další vstupy. Takový systém bude také vyžadovat doklad o kvalifikaci dodavatele, včetně minulých zkušeností, vzdělání, licencování a certifikace, a může požadovat, aby byl důkaz přiložen nebo zaslán jako další dokumentace. Prodejce bude možná muset poskytnout obchodní reference a elektronicky podepsat různá ujištění.
Další výhodou je, že některé systémy registrace dodavatelů umožní prodejcům označit oblasti funkčního zájmu. Některé hlavní subjekty mají příležitosti prodejců v celé řadě provozních oblastí. Výběr provedený během registrace umožňuje klientovi kategorizovat prodejce a také usnadňuje segmentovanou komunikaci. Klient může oznámit podskupinu prodejců, pokud vzniknou vhodné příležitosti, které splňují oblast jejich specializace.