Cos'è la registrazione del fornitore?
La registrazione del fornitore è il processo di raccolta di informazioni chiave da fornitori esterni di beni e servizi ed inserire tali informazioni in un sistema per gestire la relazione.Il sistema di registrazione utilizzato è in genere elettronico o basato su Internet, ma può essere gestito attraverso un processo cartaceo.La registrazione viene utilizzata come requisito di soglia per separare i fornitori che sono fornitori idonei e coloro che non lo sono.
Le imprese, le istituzioni e i governi utilizzano fornitori esterni per fornire beni e servizi necessari che supportano le operazioni o la produzione.I fornitori sono un collegamento integrale nella catena di approvvigionamento e richiedono la gestione.Come parte esterna, un venditore deve essere controllato per stabilire qualifiche ed esperienza prima di poter essere considerato un fornitore affidabile.
Ogni potenziale cliente ha i propri standard operativi che guidano il processo di qualificazione del fornitore.Alcuni clienti possono gestire informazioni riservate o interagire con clienti di alto profilo.Altri clienti possono gestire popolazioni vulnerabili che richiedono licenze o autorizzazioni di fondo.I fornitori devono soddisfare gli standard stabiliti dal cliente o dall'industria del cliente e l'adesione agli standard deve essere spesso gestita nel corso della relazione. La registrazione è uno dei primi passi della gestione dei fornitori.Richiede qualsiasi fornitore che desideri fornire beni o servizi per fornire una lista di informazioni standard.Queste informazioni sono controllate per completezza e conformità ai requisiti e inserite in un sistema.Il sistema viene quindi reso disponibile per il personale degli appalti del cliente o altri dipendenti in modo da sapere quali venditori sono nell'elenco approvato per fare offerte sulle opportunità.
La maggior parte delle principali istituzioni ed entità governative che utilizzano una grande quantità di fornitori hanno un sistema di registrazione ufficialeposto.Le Nazioni Unite e il governo degli Stati Uniti, ad esempio, hanno portali di registrazione dei fornitori basati su Internet.Chiunque desideri fornire beni o servizi a queste entità deve registrarsi attraverso il sistema online.Il processo di registrazione consente a queste entità di gestire le loro relazioni con terzi, in particolare per quanto riguarda la comunicazione e la conformità.
Un processo di registrazione del fornitore tipico richiederà le informazioni di contatto del fornitore.In un semplice sistema di registrazione, le informazioni di contatto potrebbero essere tutto ciò che è necessario.Sistemi più complessi che hanno integrato il controllo iniziale nel processo richiederanno un input aggiuntivo.Tale sistema richiederà anche prove delle qualifiche del fornitore, tra cui esperienza passata, istruzione, licenze e certificazioni, e potrebbe chiedere la prova da allegare o inviato come documentazione aggiuntiva.Un fornitore potrebbe dover fornire riferimenti aziendali e firmare elettronicamente varie assicurazioni.
Come ulteriore vantaggio, alcuni sistemi di registrazione dei fornitori consentiranno inoltre ai fornitori di indicare aree di interesse funzionale.Alcune entità principali hanno opportunità di fornitore in una vasta gamma di aree operative.Una selezione effettuata durante la registrazione consente al cliente di classificare il fornitore e facilita anche la comunicazione segmentata.Il cliente può avvisare un sottoinsieme di venditori quando sorgono opportunità appropriate che soddisfano la loro area di specialità.