Hvad er elektronisk indkøb?

Elektronisk indkøb er processen med at købe materialer over internettet.Den faktiske definition af elektronisk indkøb er brugen af elektroniske computersystemer til at styre hele indkøbsprocessen, fra køb til betaling.Det modsatte af elektronisk indkøb er elektronisk handel.I elektronisk handel eller e-handel er virksomheden vært for et websted og infrastruktur for at give klienter mulighed for at købe materiale online.En elektronisk indkøbsproces er brugen af et andet virksomheds elektroniske handelswebsted.

For at opsætte elektronisk indkøb er der tre ting, der skal løses: forretningsproces, integration med regnskabssystem og support.Den primære årsag til implementering af denne form for indkøb er omkostningsbesparelser for indkøbsorganisationen.De øgede effektiviteter reducerer personaletiden og niveauet for indsats, der kræves for at opdatere indkøbssystemet manuelt, samt styre den betalte konti, der skal betales.

Der bruges to forretningsprocesser: centraliseret og decentraliseret.I en centraliseret model vælger brugerne deres råvarer fra et online shoppingværktøj eller indtaster detaljerne i deres indkøbsanmodning ved at udfylde en online formular.Disse anmodninger er rettet til det centrale indkøbspersonale, der gennemgår dem, tilføjer interne konti, vælger sælgeren og indsender derefter indkøbsordren.Indkøbspersonalets primære rolle er at sikre, at den passende leverandør vælges og bundter lignende ordrer sammen.

I en decentral model kan hver enkelt eller afdeling bruge det online værktøj til at oprette indkøbsordrer til varer eller tjenester, de har brug for.Disse ordrer sendes direkte til leverandøren.Der er ingen interaktion med den interne indkøbsafdeling.

Langt de fleste virksomheder med ressourcerne til at understøtte elektronisk indkøb er store nok til at have en virksomheds ressourceplanlægning (ERP) system eller integreret regnskabssystem.Disse typer systemer indeholder alle de administrative funktioner i virksomheden sammen, hvilket muliggør større fleksibilitet og delegation af ansvar.Indkøbsmodulet er typisk integreret i regnskabssystemet, hvilket gør det muligt at behandle indkøbsordrer og fakturaudbetalinger gennem begge moduler.

Elektronisk indkøb kræver supportpersonale både internt og på leverandørniveau.Nogle virksomheder opretter en afdeling for kundeservice dedikeret til uddannelse, dokumentation og support til det elektroniske system.Andre integrerer alle de administrative funktioner i en enkelt supportgruppe.

Elektronisk indkøb forventes at opleve en stabil vækst i løbet af de næste fem til 10 år, da virksomheder ser ud til at reducere ineffektivitet, øge brugen af teknologi og forbedre forretningsprocesser.Der er en række softwarevirksomheder, der er specialiserede på dette felt.Derudover tilføjer mange regnskabssoftwarefirmaer denne funktion til deres standardudbud for at imødekomme klientens efterspørgsel.