Vad är elektronisk upphandling?

Elektronisk upphandling är processen att köpa material via Internet.Den faktiska definitionen av elektronisk upphandling är användningen av elektroniska datorsystem för att hantera hela upphandlingsprocessen, från köp till betalning.Det motsatta av elektronisk upphandling är elektronisk handel.Inom elektronisk handel eller e-handel är företaget värd för en webbplats och infrastruktur för att låta kunder köpa material online.En elektronisk upphandlingsprocess är användningen av ett annat företags elektroniska handelswebbplats.

För att ställa in elektronisk upphandling finns det tre artiklar som måste lösas: affärsprocess, integration med redovisningssystem och support.Det främsta skälet till att genomföra denna typ av upphandling är kostnadsbesparingarna för inköpsorganisationen.Den ökade effektiviteten minskar personalens tid och ansträngning som krävs för att uppdatera inköpssystemet manuellt, samt hantera den betalningsbara processen.

Det finns två affärsprocesser som används: centraliserade och decentraliserade.I en centraliserad modell väljer användare sina varor från ett online -shoppingverktyg eller anger informationen om deras inköpsförfrågan genom att fylla i ett online -formulär.Dessa förfrågningar riktas till central upphandlingspersonal, som granskar dem, lägger till interna konton, väljer leverantören och skickar sedan in inköpsorder.Upphandlingspersonalens primära roll är att se till att lämplig leverantör väljs och buntar liknande beställningar tillsammans.

I en decentraliserad modell kan varje individ eller avdelning använda onlineverktyget för att skapa inköpsorder för varor eller tjänster de behöver.Dessa beställningar skickas direkt till leverantören.Det finns ingen interaktion med den interna upphandlingsavdelningen.

De allra flesta företag med resurser för att stödja elektronisk upphandling är tillräckligt stora för att ha ett företagsplaneringssystem eller ett integrerat bokföringssystem.Dessa typer av system innehåller alla företagets administrativa funktioner tillsammans, vilket möjliggör större flexibilitet och delegering av ansvar.Upphandlingsmodulen är vanligtvis integrerad i redovisningssystemet, vilket gör att inköpsorder och fakturabetalningar kan behandlas via endera modulen.

Elektronisk upphandling kräver supportpersonal både internt och på leverantörsnivå.Vissa företag skapar en klienttjänstavdelning som ägnas åt utbildning, dokumentation och stöd för det elektroniska systemet.Andra integrerar alla administrativa funktioner i en enda supportgrupp.

Elektronisk upphandling beräknas uppleva en stabil tillväxt under de kommande fem till tio åren, eftersom företag ser ut för att minska ineffektiviteten, öka användningen av teknik och förbättra affärsprocesserna.Det finns en rad mjukvaruföretag som är specialiserade på detta område.Dessutom lägger många redovisningsprogramvaruföretag till denna funktion till deras standarderbjudande för att möta klientens efterfrågan.