Hvad er en mailroom -kontorist?

En mailroom -kontorist er ofte den person, der er ansvarlig for et selskabs indgående og udgående post.Hun arbejder typisk i et rum dedikeret til modtagelse af breve og pakker og forberedelse af mail til forsendelse fra det lokale postkontor eller en uafhængig forsendelsestjeneste.Et Mailroom Clerks-job kan være hos et privat firma, regeringsagentur, non-profit gruppe eller militær operation.

Når mail leveres til et stort firma, går det normalt til en centraliseret station eller udpeget værelse.Mailroom Clerk deler typisk posten efter afdeling og bryder den derefter ned yderligere af de mennesker, der arbejder i hver afdeling.Hun indlæser sorterede de sorterede genstande på en mailvogn og følger en foreskrevet rute for at distribuere posten i hele virksomheden.Hvis plads- og tidstilladelse, kan postlokale-kontoristen hente udgående breve og små pakker langs hendes rute og levere ikke-mail-memoer og meddelelser blandt afdelinger.

Hvis et firma sender pakker som en del af sin forretning, er Mailroom Clerk ofte ansvarlig for at forberede forsendelser.Hun skal normalt være vidende om forsendelsesrater og praksis for flere forskellige mail-videresendelsesfirmaer, så hun kan vælge den hurtigste og mest omkostningseffektive metode til at sende forskellige typer mail.Hvis speciel håndtering eller instruktioner gælder for visse forsendelser, forventes postlokalet sædvanligvis at følge de pålagte retningslinjer.

Computergenererede forsendelsesdokumenter bruges ofte af virksomheder.Virksomhederne opretter ofte en online -konto hos forskellige afsendere, der fakturerer virksomheden for deres tjenester, forsendelsesetiketter og forsyninger regelmæssigt.En mailroom -kontorist er ofte påkrævet for at bestille forsyninger og vedligeholde portokonti på passende niveauer.

Nogle virksomheder kræver muligvis, at kontoristen driver en lang række postværktøjer og maskiner.Disse inkluderer ofte porto-målere, skalaer, sorterings- og mærkningsmaskiner, elektriske kuvertåbnere, tættere og fold-og-insert udstyr.Hvis en fast sender store pakker regelmæssigt, kan tapning eller hæftemaskiner bruges til sikkert at forsegle kasser og pakker.

En mailroom -kontorist kræves normalt at have gode organisatoriske færdigheder til effektivt at udføre sit job.Hun forventes typisk at være i god fysisk stand til at løfte og transportere tunge pakker.Der er generelt nødvendigt med god computergrænse for at oprette forsendelsesdokumenter og vedligeholde relaterede filer og poster.

For at få et job som kontorist i et mailroom kræver normalt et gymnasiumseksamen eller tilsvarende.Erfaring på et kontor eller forsendelsesmiljø foretrækkes generelt for disse jobansøgere.Et betydeligt antal mailroom-embedsmænd betragter positionen som en springbræt til højere betalende stillinger i et selskab.