Was sind die besten Tipps für Geschäftsprozessdokumentation?

Die Dokumentation des Geschäftsprozesses ist der Prozess des Erstellens einer schriftlichen Aufzeichnung der Schritte, die mit einem bestimmten Geschäftsprozess oder -verfahren verbunden sind.Eine solche Dokumentation hilft bei der Standardisierung von Verfahren und Festlegung Best Practices.Zu den Tipps zum Erstellen klarer und effektiver Prozessdokumente gehört die Verwendung leicht verständlicher Sprache, die Überprüfung mehrerer Parteien und das Schreiben von detaillierten Dokumenten und vereinfachten Cheat -Blättern.

Viele Unternehmen erstellen Geschäftsprozessdokumentation für Schulungszwecke.Dies bedeutet, dass viele Personen, die möglicherweise sehr unterschiedliche Verständnisstufen haben, die Dokumente wahrscheinlich lesen.Um eine maximale Wirksamkeit zu gewährleisten, sollten die Prozessdokumente von jedem, der wahrscheinlich verwendet wird, leicht verständlich sein.

Experten empfehlen häufig, solche Dokumente unter Verwendung eines Sprachguts zu schreiben, das einer Lesestufe der neunten Klasse entspricht.Autoren sollten auch die Verwendung technischer oder Branchenjargons vermeiden.Wenn Akronyme oder Branchenbegriffe verwendet werden müssen, sollten sie zunächst klar definiert werden.Es ist auch ratsam, eine Liste von Definitionen beim Erstellen von Geschäftsprozessdokumentationen aufzunehmen..Wenn die Person, die die Dokumentation schreibt, kein Experte für den dokumentierten Prozess ist, sollte ein solcher Experte eine Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass der Inhalt technisch korrekt ist.Die Dokumente sollten auch von mindestens einer Person überprüft werden, die mit dem Prozess völlig nicht vertraut ist, so dass unklare Anweisungen oder fehlende Schritte identifiziert werden können.

detaillierte Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsprozessdokumentation.Die Dokumente erläutern alle in einem Prozess beteiligten Schritte und können auch zusätzliche Informationen liefern, z. B. Anforderungen an Softwareprogramme, rechtliche Beschränkungen und Kontaktinformationen für verschiedene Schritte.Während die Dokumente für eine vollständige Erläuterung des Prozesses von entscheidender Bedeutung sind, sind sie möglicherweise zu lang oder sperrig, um täglich verwendbar zu sein.

Eine Lösung für dieses Problem besteht darin, ein Cheat -Blatt zu erstellen, das nur die kritischsten Schritte und Dienste befasstAls Erinnerung, sobald die gesamte Prozessdokumentation gelesen wurde.Diese Cheat -Blätter sollten eine einfache Möglichkeit bieten, grundlegende Informationen zu jedem Schritt zu finden.Es kann ratsam sein, die Seite oder die Kapitelnummer bereitzustellen, in der die Informationen in der vollständigen Dokumentation gefunden werden können, damit der Leser eine Referenz hat, wenn er zusätzliche Details benötigt.Solche Blätter werden oft als Flussdiagramme oder Umrisse dargestellt.