Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εργασιών;

Η επιλογή του καλύτερου συστήματος διαχείρισης εργασιών μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη, κυρίως επειδή κάθε σύστημα είναι προσαρμοσμένο για να καλύψει διαφορετικές ανάγκες.Για να επιλέξετε το καλύτερο σύστημα, θα πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε τις ανάγκες που θέλετε να συναντήσετε και να αναπτύξετε έναν προϋπολογισμό.Λάβετε υπόψη ότι πολλοί άνθρωποι δοκιμάζουν πολλά διαφορετικά συστήματα πριν βρουν ένα που τους αρέσει.Εάν πολλοί άνθρωποι θα χρησιμοποιούν το σύστημα διαχείρισης εργασιών, βεβαιωθείτε ότι έχει βελτιωμένες δυνατότητες επικοινωνίας.Το καλύτερο σύστημα μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στα καθήκοντά σας και, εάν χρειαστεί, θα ενσωματώσει τον προγραμματισμό των επιχειρήσεων (ERP) και τη διαχείριση σχέσεων πελατών (CRM) σε μία πλατφόρμα.

Τα διαφορετικά συστήματα διαχείρισης εργασιών θα καλύψουν διαφορετικές ανάγκες και είναι διαθέσιμα για διαφορετικές τιμές.Ορισμένοι διαθέτουν δυνατότητες απεικόνισης κειμένου και αρχείων, εφαρμογών μέσω διαδικτύου και/ή δυνατότητα προτεραιότητας των εργασιών.Άλλοι έχουν χαρακτηριστικά ασφαλείας, τα οποία επιτρέπουν μόνο σε ορισμένους χρήστες να χρησιμοποιούν ορισμένες λειτουργίες.Με τόσα πολλά διαφορετικά χαρακτηριστικά, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε ποιες λειτουργίες θα χρειαστείτε, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό σύστημα.Θα διαπιστώσετε επίσης ότι η ανάπτυξη ενός προϋπολογισμού μπορεί να σας βοηθήσει να περιορίσετε τη λίστα των διαθέσιμων συστημάτων για να διαλέξετε.

Μερικά από τα καλύτερα διαθέσιμα συστήματα διαχείρισης εργασιών έχουν μεγάλες δυνατότητες συνεργασίας και επικοινωνίας.Οι χρήστες αυτών των τύπων συστημάτων είναι σε θέση να επικοινωνούν μεταξύ τους πιο εύκολα και εάν ένας διαχειριστής επιλέξει να το πράξει, μπορεί να παρακολουθεί την απόδοση των χρηστών με τρόπο σε πραγματικό χρόνο.Είναι επίσης σοφό να επιλέξετε ένα σύστημα που επιτρέπει την εύκολη συνεργασία για τη μείωση των παρεξηγήσεων μεταξύ των χρηστών.Αυτό μπορεί να συμβάλει στη μείωση των λειτουργικών σφαλμάτων μιας εταιρείας και, σε αντάλλαγμα, να ενισχύσει τα επίπεδα κέρδους του οργανισμού.Αυτοί οι τύποι συστημάτων βοηθούν επίσης τη ροή εργασίας μεταξύ των μεγάλων οργανισμών να τελειοποιηθούν και να παραμείνουν υπό έλεγχο.

Εάν χρειάζεστε ένα σύστημα που μπορεί να δώσει προτεραιότητα στις δραστηριότητες για εσάς, τότε επιλέξτε ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών που έχει βελτιώσει τις ικανότητες λήψης αποφάσεων.Αυτός ο τύπος συστήματος θα σας ζητήσει να παρέχετε πληροφορίες διάφορες πτυχές κάθε εργασίας και στη συνέχεια να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα δραστηριοτήτων σας με βάση την είσοδό σας.Πολλοί χρήστες διαπιστώνουν ότι η χρήση ενός συστήματος για την προτεραιότητα των εργασιών παρέχει μια άμεση βελτίωση στην αποτελεσματικότητά τους κατά την ολοκλήρωσή τους.Αυτό βοηθά όχι μόνο τον χρήστη, αλλά και τον εργοδότη του, εάν το σύστημα χρησιμοποιείται για την ολοκλήρωση των καθηκόντων εργασίας.

Ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών που έχει τη δυνατότητα να ενσωματώνει τεχνολογίες ERP και CRM μπορεί να είναι ο καλύτερος τύπος για να επιλέξετε εάν είστε υπεύθυνοι για τη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες.Μία από τις πιο χρήσιμες πτυχές σχετικά με αυτόν τον τύπο συστήματος είναι ότι μπορεί να εδραιώσει γρήγορα τα δεδομένα των πελατών, τα οποία επιτρέπουν την εύκολη πρόσβαση.Συνήθως θα είναι σε θέση να εκχωρήσει και να παρακολουθεί τις δραστηριότητες μέσω ενός χαρακτηριστικού εισιτηρίου εργασίας.Αυτός ο τύπος συστήματος συνήθως επιτρέπει στους εκπροσώπους τηλεφώνου να δημιουργούν εισιτήρια για την έρευνα ή το αίτημα κάθε πελάτη και να τα καταγράψουμε μέσω διεπαφών που βασίζονται στο διαδίκτυο.

Ο τελικός τύπος συστήματος διαχείρισης εργασιών θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε έναν αριθμό εργαλείων διαχείρισης εργασιών.Αν και μπορεί να έρθει με μια μεγάλη τιμή, θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε χρονοδιαγράμματα, να συνεργαστείτε με άλλους χρήστες, να δημιουργήσετε και να δώσετε προτεραιότητα σε λίστες υποχρεώσεων και πολλά άλλα.Θα σας επιτρέψει επίσης να εξάγετε εργασίες σε διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως κείμενο, έγγραφο λέξεων και αρχεία HTML.