Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας;

Το λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας είναι ένα σύστημα που βοηθά τους ανθρώπους να οργανώσουν και να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες εργασίας που αποτελούν μια επιχείρηση.Προκειμένου να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό ροής εργασίας, πρέπει να καθορίσετε τις ανάγκες που έχει η ατομική σας επιχείρηση και στη συνέχεια να επιλέξετε το λογισμικό που ανταποκρίνεται σε όλες ή την πλειοψηφία των αναγκών σας.Η εύρεση του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης ροής εργασιών για τις επιχειρήσεις σας απαιτεί να αξιολογήσετε τις επιχειρηματικές σας ανάγκες και στη συνέχεια να συγκεντρώσετε πληροφορίες σχετικά με τα διαθέσιμα προγράμματα λογισμικού, ώστε να μπορείτε να περιορίσετε τις επιλογές σας σε αυτό που χρειάζεστε. Για να καθορίσετε τα πράγματα που θα χρειαστείτε στη διαχείριση της ροής εργασίαςΛογισμικό, το πρώτο σας βήμα είναι να αξιολογήσετε τις διαδικασίες εργασίας που προσπαθείτε να αυτοματοποιήσετε.Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτό το είδος μοντέλου ροής εργασίας είναι οργανισμοί πωλήσεων που διαθέτουν αντιπροσώπους πωλήσεων που διαδίδονται σε ολόκληρη τη χώρα.Όταν διεξάγετε μια ανάλυση ροής εργασίας της επιχείρησής σας, μπορείτε να διαπιστώσετε ότι η διαδικασία μοιάζει με αυτό: Πρώτον, το τμήμα μάρκετινγκ στέλνει μια ταχυδρομική κάρτα στη λίστα σας.Αυτό είναι συνδεδεμένο στο σύστημα ροής εργασίας, έτσι ώστε όταν οι κλήσεις αρχίζουν να έρχονται, οι εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών απαντούν στην κλήση γνωρίζουν τι αναφέρεται ο καλών.

Όταν έρχεται μια έρευνα, ο εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών καταγράφει την κλήση και η κλήση παρακολούθησης αποδίδεται αυτόματα από το σύστημα στον αντιπρόσωπο πωλήσεων που καλύπτει την περιοχή.Ο αντιπρόσωπος πωλήσεων καλεί την προοπτική και τους πωλεί το προϊόν, το οποίο καταγράφεται στο σύστημα και αποστέλλεται αυτόματα στο τμήμα εκπλήρωσης των παραγγελιών.Όλες αυτές οι πληροφορίες εισάγονται στο λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας και αυτόματα εκχωρούνται ή ωθούνται στο κατάλληλο άτομο της εταιρείας.Για την επιχείρησή σας είναι το κόστος, η κατάρτιση και η υποστήριξη.Ενώ μπορείτε να βρείτε πολλά προγράμματα λογισμικού που ταιριάζουν στις ανάγκες σας, θα πρέπει να εξετάσετε το κόστος του καθενός.Εάν το λογισμικό εμπίπτει στον προϋπολογισμό σας, τότε θα πρέπει να παραμείνει στη λίστα σας.Εκείνοι που υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό σας θα πρέπει να αφαιρεθούν.

Στη συνέχεια, αναθεωρήστε την εκπαίδευση που προσφέρει η εταιρεία λογισμικού βοηθώντας το προσωπικό σας να μάθει πώς να χρησιμοποιεί το πρόγραμμα.Η συνεχής υποστήριξη είναι επίσης σημαντική.Εάν υπάρχουν θέματα μάθησης ή τεχνικά προβλήματα με το λογισμικό, χρειάζεστε την εταιρεία για να βοηθήσετε την επιχείρησή σας και το προσωπικό σας να ξεπεράσουν αυτά τα θέματα.

Μόλις αξιολογήσετε όλους αυτούς τους τομείς, εξετάστε τα προϊόντα λογισμικού που παραμένουν στη λίστα σας.Τοποθετήστε τις υπόλοιπες επιλογές, με το πρόγραμμα να εκπληρώνει το μεγαλύτερο μέρος των αναγκών σας στην κορυφή.Το λογισμικό που ανταποκρίνεται στις περισσότερες από τις ανάγκες σας είναι το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας για την επιχείρησή σας.