Πώς μπορώ να δημιουργήσω έναν αριθμό μισθοδοσίας;

Ο αριθμός μισθοδοσίας είναι ένα συγκεκριμένο κομμάτι πληροφοριών που χρησιμοποιούνται στο σύστημα μισθοδοσίας μιας εταιρείας.Ο αριθμός επιτρέπει σε μια εταιρεία να παρακολουθεί τους υπαλλήλους μέσω της χρήσης του αριθμού και όχι ενός ονόματος ή άλλου αναγνωριστικού.Ο αριθμός μισθοδοσίας είναι συνήθως ένα εσωτερικό κομμάτι πληροφοριών που δημιουργεί η εταιρεία χρησιμοποιώντας το λογισμικό μισθοδοσίας της.Η εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει το δικό της συνδυασμό επιστολών και αριθμών ή να επιτρέψει στο λογισμικό να δημιουργήσει αριθμούς από μόνη της.Η δημιουργία ενός αριθμού πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία που επιτρέπουν στην εταιρεία να διαφοροποιήσει μεταξύ των εργαζομένων με βάση μόνο τον αριθμό.Λόγω αυτής της ευελιξίας, μια εταιρεία πρέπει να εξετάσει τη χρήση ενός περιγραφικού προθέματος για κάθε ομάδα εργαζομένων.Μια επιλογή, για παράδειγμα, είναι να χρησιμοποιήσετε τρία ψηφία ή γράμματα για να καθορίσετε το τμήμα.Οι επιστολές ACC ή οι αριθμοί 200 μπορεί να αντιπροσωπεύουν το λογιστικό τμήμα.Το Pro ή 300 μπορεί να είναι το τμήμα παραγωγής.Οι υποομάδες μπορεί επίσης να υπάρχουν σε αυτές τις κατηγορίες εάν η εταιρεία αποφασίσει να χρησιμοποιήσει έναν αριθμό.

Μόλις μια εταιρεία αποφασίσει για το πρόθεμα αριθμού μισθοδοσίας, οι υπόλοιποι αριθμοί συνήθως πέφτουν σε τάξη.Για παράδειγμα, το ACC00001 μπορεί να είναι το σημείο εκκίνησης για τους αριθμούς μισθοδοσίας στο τμήμα λογιστικής.Το δεύτερο μισό του αριθμού μπορεί να περιέχει όσα ψηφία είναι απαραίτητο για την κάλυψη όλων των εργαζομένων στο τμήμα.Κάθε αριθμός μισθοδοσίας για όλα τα τμήματα συνήθως έχει τον ίδιο συνδυασμό γραμμάτων και αριθμών.Έχοντας το ίδιο μέγεθος συνδυασμού είναι απαραίτητο για να αποφευχθεί η σύγχυση του συστήματος μισθοδοσίας.

Το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού είναι συχνά υπεύθυνο για τη δημιουργία αυτού του αριθμού.Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να χρειαστεί έγκριση από τον ιδιοκτήτη ή την εκτελεστική διαχείριση κατά την εκχώρηση αριθμών.Αυτό επιτρέπει στους ιδιοκτήτες και τα στελέχη να έχουν λόγο στις πληροφορίες που κατοικούν στη μισθοδοσία.Η ανώτερη διοίκηση μπορεί επίσης να έχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας αριθμών ή τη χρήση τους στην εταιρεία.Η έγκριση μπορεί επίσης να είναι απαραίτητη εάν η εταιρεία δημιουργεί νέο τμήμα στο σύστημα μισθοδοσίας.

Μια εταιρεία που χρησιμοποιεί μια υπηρεσία outsourcing μισθοδοσίας ενδέχεται να μην χρειαστεί να δημιουργήσει έναν αριθμό μισθοδοσίας.Η εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης θα το κάνει μόνοι της με βάση το σύστημα μισθοδοσίας της.Οι εταιρείες απλώς εισάγουν έναν αριθμό μισθοδοσίας που ταιριάζει με τον αριθμό μισθοδοσίας της εταιρείας εξωτερικής ανάθεσης.Η υπηρεσία μισθοδοσίας χειρίζεται το μεγαλύτερο μέρος των καθηκόντων μισθοδοσίας, δίνοντάς τους τη δυνατότητα και την ελευθερία να δημιουργούν αριθμούς μισθοδοσίας.Όλη η αλληλογραφία και οι πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο συνήθως απαιτούν τη χρήση αυτού του αριθμού.