Bagaimana cara membuat nomor penggajian?
Nomor penggajian adalah informasi khusus yang digunakan dalam sistem penggajian perusahaan.Nomor tersebut memungkinkan perusahaan untuk melacak karyawan melalui penggunaan nomor daripada nama atau pengidentifikasi lainnya.Nomor penggajian biasanya merupakan informasi internal yang dibuat perusahaan menggunakan perangkat lunak penggajiannya.Perusahaan dapat membuat kombinasi surat dan angka sendiri atau memungkinkan perangkat lunak untuk membuat angka sendiri.Membuat angka harus mencakup angka yang memungkinkan perusahaan untuk membedakan antara karyawan berdasarkan nomor saja.
Sebagian besar layanan penggajian atau perangkat lunak memungkinkan perusahaan untuk membuat nomor penggajian mereka sendiri untuk setiap karyawan.Karena fleksibilitas ini, perusahaan harus mempertimbangkan menggunakan awalan deskriptif untuk setiap kelompok karyawan.Salah satu opsi, misalnya, adalah menggunakan tiga digit atau huruf untuk menentukan departemen.Surat ACC atau angka 200 dapat mewakili departemen akuntansi;Pro atau 300 dapat menjadi departemen produksi.Subkelompok juga dapat ada dalam kategori ini jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan angka.
Setelah perusahaan memutuskan awalan nomor penggajian, nomor yang tersisa biasanya jatuh dalam urutan.Misalnya, ACC00001 mungkin merupakan titik awal untuk nomor penggajian di departemen akuntansi.Paruh kedua dari jumlah tersebut dapat berisi banyak digit yang diperlukan untuk mencakup semua karyawan di departemen.Setiap nomor penggajian untuk semua departemen biasanya memiliki kombinasi surat dan angka yang sama.Memiliki ukuran kombinasi yang sama diperlukan untuk menghindari membingungkan sistem penggajian.
Departemen sumber daya manusia sering bertanggung jawab untuk membuat nomor ini.Dalam beberapa kasus, Departemen Sumber Daya Manusia mungkin memerlukan persetujuan dari pemilik atau manajemen eksekutif saat menetapkan nomor.Ini memungkinkan pemilik dan eksekutif memiliki suara dalam informasi yang berada dalam penggajian.Manajemen atas juga dapat memiliki masukan tentang cara membuat angka atau penggunaannya di perusahaan.Persetujuan juga mungkin diperlukan jika perusahaan menyiapkan departemen baru dalam sistem penggajian.
Perusahaan yang menggunakan layanan outsourcing penggajian mungkin tidak perlu membuat nomor penggajian.Perusahaan outsourcing akan melakukannya sendiri berdasarkan sistem penggajiannya.Perusahaan hanya memasukkan nomor penggajian yang cocok dengan nomor penggajian perusahaan outsource.Layanan penggajian menangani sebagian besar tugas penggajian, memberi mereka kemampuan dan kebebasan untuk membuat nomor penggajian.Semua korespondensi dan informasi mengenai karyawan biasanya memerlukan penggunaan nomor ini.