Ποιες είναι οι μορφές πρότασης;

Υπάρχουν τρεις τύποι μορφών προτάσεων που χρησιμοποιούνται στις τυπικές επιχειρηματικές δραστηριότητες: αγορά, έργο και πωλήσεις.Όλα αυτά τα έντυπα εκτελούν την ίδια βασική λειτουργία, παρέχοντας στους χρήστες μια δομημένη μέθοδο για τη συλλογή των πληροφοριών που απαιτούνται για τη λήψη αποφάσεων.Ο πραγματικός σχεδιασμός των μορφών πρότασης ποικίλλει ανάλογα με την πραγματική επιχειρηματική διαδικασία που ακολούθησε σε κάθε οργανισμό.Πολλές σταθερές εταιρείες παρέχουν πρότυπα φόρμας που μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε συζητήσεις μέσα στην επιχείρηση ή τον οργανισμό.

Μια μορφή πρότασης αγορών χρησιμοποιείται συχνά σε μεγάλους οργανισμούς για την παρακολούθηση των αιτημάτων αγοράς που υπερβαίνουν μια συγκεκριμένη αξία δολαρίου ή αποτελούν μέρος ενός συγκεκριμένου τύπου εμπορευμάτων.Υπάρχουν δύο υποτύποι των μορφών προτάσεων για την προμήθεια: υποβληθείσα έργα και αιτήματα εξοπλισμού.Οι λεπτομερείς προδιαγραφές του έργου περιλαμβάνονται στο αίτημα για πρόταση.Σε πολλές επιχειρήσεις, οι μορφές προτάσεων χρησιμοποιούνται για την παροχή της ίδιας δομής σε όλα τα έργα διαγωνισμού.Αυτό είναι πολύ σημαντικό, καθώς οποιεσδήποτε πληροφορίες που παρέχονται σε ένα μέρος και όχι άλλοι παρέχουν ένα αθέμιτο πλεονέκτημα.

Μια μορφή πρότασης αιτήματος εξοπλισμού χρησιμοποιείται συχνά σε κεντρικές επιχειρήσεις.Ο χρήστης του εξοπλισμού ή ο υπεύθυνος του τμήματος ολοκληρώνει το έντυπο και τον υποβάλλει στο τμήμα αγορών.Στη φόρμα, ο χρήστης θα παρέχει τα στοιχεία επικοινωνίας του, την λεπτομερή προδιαγραφή του απαιτούμενου στοιχείου, την επιχειρηματική λογική και τον προϋπολογισμό.Τα περισσότερα έντυπα πρότασης διαθέτουν κουτιά υπογραφής για να διασφαλίσουν ότι όλα τα αιτήματα αναθεωρούνται και εγκρίνονται σωστά πριν από την υποβολή στην αγορά.

Πολλές εταιρείες μηχανικής ή τεχνολογίας πληροφορικής διαθέτουν κεντρικό γραφείο διαχείρισης έργων.Μια φόρμα πρότασης έργου χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των αιτημάτων από τους χρήστες, την παροχή δομής στη συλλογή δεδομένων και τη διασφάλιση ότι όλα τα αιτήματα χρηστών έχουν ακολουθήσει την ίδια ροή εργασίας έγκρισης.Όλα τα έργα πρέπει να έχουν χορηγό, τμήμα που επηρεάζεται ή επιχειρηματική διαδικασία.Τα έντυπα πρότασης του έργου περιλαμβάνουν την τεκμηρίωση της επιχειρηματικής πρόκλησης και το επιθυμητό τελικό αποτέλεσμα του έργου.Όπου είναι δυνατόν, το προσωπικό αναμένεται να παρέχει εκτιμώμενο κόστος έργου, χρονική γραμμή και εξοικονόμηση αποδοτικότητας ή σκληρά δολάρια.

Τα έντυπα πρότασης πωλήσεων χρησιμοποιούνται από το προσωπικό των πωλήσεων επιχειρήσεων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής προσφορών.Περιλαμβάνεται σε μορφή πρότασης πωλήσεων είναι η περιγραφή του προϊόντος, το κόστος, η εγκατάσταση ή το κόστος υπηρεσίας και η χρονική γραμμή για την παράδοση.Οι λεπτομέρειες που παρέχονται στην πρόταση πωλήσεων αποτελούν τη βάση της αξιολόγησης από τον πελάτη.Πρέπει να συμπεριληφθούν όλες οι σχετικές πληροφορίες, οπότε ο πελάτης μπορεί να συγκρίνει τις λεπτομέρειες της προσφοράς πωλήσεων στις άλλες προτάσεις που έχει λάβει.