Các hình thức đề xuất là gì?

Có ba loại hình thức đề xuất được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn: mua, dự án và bán hàng.Tất cả các hình thức này thực hiện cùng một chức năng cơ bản, cung cấp cho người dùng một phương thức có cấu trúc để thu thập thông tin cần thiết để ra quyết định.Thiết kế thực tế của các biểu mẫu đề xuất khác nhau dựa trên quy trình kinh doanh thực tế theo từng tổ chức.Nhiều công ty đứng yên cung cấp các mẫu hình thức có thể là một nơi tuyệt vời để bắt đầu các cuộc thảo luận trong công ty hoặc tổ chức.Một mẫu đề xuất mua hàng thường được sử dụng trong các tổ chức lớn để theo dõi các yêu cầu mua vượt quá giá trị đô la cụ thể hoặc là một phần của loại hàng hóa cụ thể.Có hai kiểu con của các mẫu đề xuất mua sắm: các dự án và yêu cầu thiết bị đấu thầu.Các thông số kỹ thuật chi tiết của dự án được bao gồm trong yêu cầu đề xuất.Trong nhiều công ty, các hình thức đề xuất được sử dụng để cung cấp cùng một cấu trúc cho tất cả các dự án đấu thầu.Điều này rất quan trọng, vì bất kỳ thông tin nào được cung cấp cho một bên và không phải những người khác cung cấp một lợi thế không công bằng.Một mẫu đề xuất yêu cầu thiết bị thường được sử dụng trong các công ty tập trung.Người sử dụng thiết bị hoặc giám sát viên bộ phận hoàn thành biểu mẫu và gửi nó cho bộ phận mua hàng.Trên biểu mẫu, người dùng sẽ cung cấp thông tin liên lạc của mình, đặc điểm kỹ thuật chi tiết của mặt hàng cần thiết, doanh nghiệp hợp lý và ngân sách.Hầu hết các mẫu đề xuất có các hộp chữ ký để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được xem xét và phê duyệt đúng trước khi gửi để mua.

Nhiều công ty công nghệ kỹ thuật hoặc công nghệ thông tin có một văn phòng quản lý dự án tập trung.Một mẫu đề xuất dự án được sử dụng để quản lý các yêu cầu từ người dùng, cung cấp cấu trúc cho việc thu thập dữ liệu và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của người dùng đã tuân theo cùng một luồng công việc phê duyệt.Tất cả các dự án phải có một nhà tài trợ, bộ phận bị ảnh hưởng hoặc quy trình kinh doanh.Các mẫu đề xuất dự án bao gồm tài liệu về thách thức kinh doanh và kết quả cuối cùng mong muốn của dự án.Nếu có thể, nhân viên dự kiến sẽ cung cấp một chi phí dự án ước tính, dòng thời gian và tiết kiệm về hiệu quả hoặc đô la cứng.Các mẫu đề xuất bán hàng được sử dụng bởi nhân viên bán hàng kinh doanh trong quá trình đấu thầu.Bao gồm trong một mẫu đề xuất bán hàng là mô tả sản phẩm, chi phí, chi phí cài đặt hoặc chi phí dịch vụ và dòng thời gian để giao hàng.Các chi tiết được cung cấp về đề xuất bán hàng là cơ sở đánh giá của khách hàng.Tất cả các thông tin liên quan phải được bao gồm, vì vậy khách hàng có thể so sánh các chi tiết của đề nghị bán hàng với các đề xuất khác mà họ đã nhận được.