Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη διαχείριση φύλλων χρόνου;

Η διαχείριση των φύλλων χρόνου μπορεί να είναι ένα χρήσιμο επιχειρηματικό εργαλείο που μπορεί να παρέχει λειτουργικότητα πέρα από τις ώρες καταγραφής των εργαζομένων για να καθορίσει πόση αμοιβή οφείλεται στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου.Ένα καλό πρόγραμμα διαχείρισης μπορεί να επιτρέψει στις εταιρείες να παρακολουθούν πόσο χρόνο δαπανάται σε συγκεκριμένα καθήκοντα και μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία χρέωσης και τιμολόγησης για εταιρείες που μπορούν να χειριστούν πολλαπλούς πελάτες ταυτόχρονα.Οι ανεξάρτητοι εργολάβοι και οι αυτοαπασχολούμενοι μπορούν επίσης να βρουν τέτοια εργαλεία χρήσιμα για την παρακολούθηση της προσωπικής παραγωγικότητας, ακόμη και αν δεν χρησιμοποιούν μια ωριαία δομή χρέωσης.Ένα ρολόι κάρτας διάτρησης που θα μπορούσε να καταγράψει αυτά τα δεδομένα αυτόματα.Ενώ αυτά τα φύλλα εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται, η διαχείριση των φύλλων χρόνου μπορεί να είναι πολύ πιο περίπλοκη.Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να είναι σε θέση να συνδεθούν και να βγουν για συγκεκριμένες εργασίες, για παράδειγμα, ή μπορούν να χρησιμοποιήσουν διαφορετικές καταχωρήσεις για διαφορετικούς πελάτες και έργα.

Χρησιμοποιώντας πιο αποτελεσματική διαχείριση, οι εταιρείες μπορούν να δουν πόσο χρόνο οι εργαζόμενοι δαπανούν σε διάφορα καθήκοντα.Αυτό μπορεί να επιτρέψει στις εταιρείες να εκτιμήσουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τον προγραμματισμό και το χρονοδιάγραμμα σε έργα.Μπορεί επίσης να δημιουργήσει μια βάση για σύγκριση.Εάν οι περισσότεροι υπάλληλοι ολοκληρώσουν μια εργασία σε έξι ώρες, για παράδειγμα, οι αποκλίσεις από αυτόν τον κανόνα μπορεί να είναι ένα θέμα για ενδιαφέρον.Για την εσωτερική διαχείριση, η λεπτομερής παρακολούθηση των φύλλων χρόνου μπορεί να είναι μια ευεργετική κίνηση για την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα.

Μια άλλη χρήση για τη διαχείριση των φύλλων χρόνου είναι στη χρέωση, όταν οι εταιρείες χρεώνουν τους πελάτες με βάση την εργασία.Οι εργαζόμενοι που εργάζονται σε ένα έργο μπορούν να καταγράψουν τις ώρες τους καθώς πηγαίνουν, δημιουργώντας πληροφορίες για το τιμολόγιο του πελάτη καθώς και την παρακολούθηση των ωρών τους για τις δικές τους αποδοχές.Η λεπτομερής διαχείριση των φύλλων χρόνου μπορεί επίσης να επιτρέψει σε μια εταιρεία να δείξει σε έναν πελάτη πόσος χρόνος δαπανάται για συγκεκριμένες πτυχές ενός έργου, καθώς οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να σημειώσουν το έργο καθώς και τον πελάτη.Προχωρημένες δραστηριότητες παρακολούθησης φύλλων χρόνου.Για να ενθαρρυνθεί η συμμόρφωση των εργαζομένων, εργαλεία όπως κάρτες Swipe ή FOB που επικοινωνούν με μια βασική μονάδα μπορεί να είναι χρήσιμα, καθώς μπορούν να καταγράψουν και να απενεργοποιήσουν αυτόματα τους υπαλλήλους.Η συζήτηση με τα μέλη του προσωπικού σχετικά με τον τρόπο χρήσης του προγράμματος μπορεί επίσης να είναι επωφελής, καθώς θα τους επιτρέψει να αναφέρουν με ακρίβεια και ειλικρινά τις ώρες τους από την αρχή.Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού ενδέχεται επίσης να θέλουν να δείξουν στους υπαλλήλους πώς να χρησιμοποιούν τη διαχείριση των φύλλων χρόνου για να εντοπίσουν και να αποφύγουν τις υπερωρίες παρακολουθώντας τις ώρες τους και εργάζονται με έναν επόπτη εάν προκύψει πρόβλημα προγραμματισμού.

Ένα άλλο πλεονέκτημα για την ηλεκτρονική διαχείριση των φύλλων είναι η ικανότητα επικοινωνίας καιΑποστολή εσωτερικών σημειώσεων.Σημειώσεις σχετικά με τον προγραμματισμό και τις εργασίες μπορούν να εμφανιστούν σε ένα φύλλο χρόνου για να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι τους βλέπουν, ειδικά εάν εμφανιστεί μια αλλαγή στο χρονοδιάγραμμα.Οι εργαζόμενοι ενδέχεται επίσης να είναι σε θέση να σημειώσουν ο ένας τον άλλον και να συντονίζουν μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος όταν συνεργάζονται σε έργα.