Ποιες είναι οι διαφορετικές ευθύνες του διοικητικού βοηθού;

Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να εργαστεί απευθείας κάτω από έναν ανώτερο διαχειριστή ή μπορεί να εργαστεί ως βοηθός σε μια ομάδα διαχειριστών.Αυτή η θέση υπάρχει σε πολλούς τομείς και βιομηχανίες, από το στρατό έως το αρχιτεκτονικό σχεδιασμό.Οι διοικητικές ευθύνες βοηθούν συχνά να περιλαμβάνουν καθήκοντα γραφείου, αλλά μπορεί να περιλαμβάνουν πιο εξειδικευμένα καθήκοντα σε ορισμένες βιομηχανίες.

Η δαπάνη πολύς χρόνος στον υπολογιστή αποτελεί συχνά μέρος της δουλειάς ενός διοικητικού βοηθού.Είναι πιθανό ότι θα κάνει πολλή πληκτρολόγηση.Τα έγγραφα που μπορεί να πληκτρολογήσουν θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν αναφορές ή αλληλογραφία από ανώτερο διαχειριστή σε τρίτο μέρος.Μερικές φορές, μπορεί να πληκτρολογήσει από σχέδια ή σημειώσεις που της παρέχονται.Σε άλλες εποχές, μπορεί να υποχρεωθεί να γράψει τα ίδια τα υλικά.

Οι διοικητικές ευθύνες βοηθού μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν την αναθεώρηση των εργασιών που έχει παραχθεί από άλλους.Ορισμένοι ανώτεροι διαχειριστές απαιτούν από τους διοικητικούς βοηθούς τους να διαβάζουν μέσω εγγράφων και αναφορών που γράφονται από άλλα μέλη του προσωπικού.Μπορεί να απαιτείται από τον διοικητικό βοηθό να επισημάνει λάθη ή τομείς όπου η γλώσσα είναι υπερβολικά τεχνική για ένα γενικό κοινό.Οι ανώτεροι διαχειριστές είναι συχνά πολύ απασχολημένοι για να επικοινωνούν με όλους όσους χρειάζονται προσοχή.Οι βοηθοί τους συνήθως τους ανακουφίζουν από αυτά τα βάρη ανταποκρινόμενοι σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προβάλλοντας κλήσεις και ανάγνωση της αλληλογραφίας τους.

Ο προγραμματισμός είναι ένα άλλο έργο που ανατίθεται συνήθως σε έναν διοικητικό βοηθό.Πολλοί ανώτεροι διαχειριστές βασίζονται στους βοηθούς τους για να τους κρατήσουν οργανωμένους.Ο βοηθός είναι συχνά αυτός που προγραμματίζει συναντήσεις, ραντεβού και συνεντεύξεις.Παρόλο που ο ανώτερος διαχειριστής είναι ο ανώτερος της, ο βοηθός μπορεί να πρέπει να προτείνει έντονα ότι ορισμένες δραστηριότητες θα γίνουν σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή ή αναβάλλονται μέχρι αργότερα.

Δεδομένου ότι ένας ανώτερος διαχειριστής δεν μπορεί να είναι παντού που χρειάζεται να είναι, οι διοικητικές ευθύνες βοηθού μπορεί να περιλαμβάνουν ενεργώντας ως υποκατάστατο.Είναι συνηθισμένο οι διοικητικοί βοηθοί να υποχρεούνται να παρακολουθούν συναντήσεις και να ενημερώσουν τον ανώτερο διαχειριστή αργότερα.Ο βοηθός μπορεί επίσης να χρειαστεί να συναντήσει ορισμένους πελάτες ή επιχειρηματικούς εταίρους.Μπορεί να είναι εξουσιοδοτημένη να λαμβάνει κάποιες αποφάσεις για λογαριασμό του ανώτερου ή μπορεί απλώς να υποχρεωθεί να αναμεταδίδει τα κυριότερα σημεία της συζήτησης.

Ο διοικητικός βοηθός μπορεί επίσης να διαπιστώσει ότι πρέπει να κάνει πολλές έρευνες.Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα κανονικό μέρος των καθηκόντων της ή ένα περιστασιακό αίτημα.Οι ανώτεροι διαχειριστές είναι συχνά υπεύθυνοι για διάφορες εκθέσεις, έργα και προτάσεις που πρέπει να ολοκληρωθούν με ορισμένες προθεσμίες.Μπορεί να είναι αδύνατο για αυτούς να συγκεντρώσουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται και να συνθέτουν τα απαιτούμενα υλικά.Όταν υπάρχουν συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να χρειαστεί να οργανώσει το μεσημεριανό γεύμα.Μπορεί να ζητηθεί να κάνει ή να φέρει καφέ όταν χρειάζεται.Εργασίες όπως η μετάβαση στο ταχυδρομείο, η υπογραφή για παραδόσεις και η κατάθεση μπορεί επίσης να της ανατεθεί.