Các trách nhiệm trợ lý hành chính khác nhau là gì?

Trợ lý hành chính có thể làm việc trực tiếp dưới một quản trị viên cao cấp hoặc cô ấy có thể làm trợ lý cho một nhóm quản trị viên.Vị trí này tồn tại trong nhiều lĩnh vực và ngành công nghiệp, từ quân đội đến thiết kế kiến trúc.Trách nhiệm trợ lý hành chính thường bao gồm các nhiệm vụ văn thư, nhưng có thể liên quan đến các nhiệm vụ chuyên môn hơn trong một số ngành công nghiệp.

Dành rất nhiều thời gian cho máy tính thường là một phần của công việc trợ lý hành chính.Có khả năng cô ấy sẽ làm rất nhiều việc gõ.Các tài liệu mà cô ấy có thể nhập có thể bao gồm các báo cáo hoặc thư từ từ quản trị viên cao cấp đến bên thứ ba.Đôi khi, cô ấy có thể gõ từ bản nháp hoặc ghi chú được cung cấp cho cô ấy.Vào những thời điểm khác, cô ấy có thể được yêu cầu tự viết các tài liệu. Trách nhiệm trợ lý hành chính cũng có thể bao gồm việc sửa đổi công việc đã được sản xuất bởi những người khác.Một số quản trị viên cấp cao yêu cầu trợ lý hành chính của họ đọc qua các tài liệu và báo cáo được viết bởi các nhân viên khác.Có thể yêu cầu rằng Trợ lý hành chính làm nổi bật các sai lầm hoặc lĩnh vực mà ngôn ngữ quá kỹ thuật cho đối tượng chung. Trả lời các yêu cầu, yêu cầu và khiếu nại cũng có thể là một trong những danh sách các trách nhiệm trợ lý hành chính.Các quản trị viên cao cấp thường quá bận rộn để giao tiếp với tất cả những ai cần chú ý.Các trợ lý của họ thường giải phóng họ về những gánh nặng này bằng cách trả lời email, sàng lọc các cuộc gọi và đọc thư của họ. Lập lịch là một nhiệm vụ khác thường được giao cho trợ lý hành chính.Nhiều quản trị viên cao cấp dựa vào các trợ lý của họ để giữ cho họ có tổ chức.Trợ lý thường là người lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn và các cuộc phỏng vấn.Mặc dù quản trị viên cao cấp là cấp trên của cô ấy, trợ lý có thể phải đề xuất mạnh mẽ rằng một số hoạt động nhất định được thực hiện tại một thời điểm nhất định hoặc hoãn lại cho đến một ngày sau đó.Vì một quản trị viên cao cấp không thể có mặt ở mọi nơi cô ấy cần, các trách nhiệm trợ lý hành chính có thể bao gồm hoạt động như một người thay thế.Thông thường các trợ lý hành chính phải được yêu cầu tham dự các cuộc họp và tóm tắt các quản trị viên cao cấp sau đó.Trợ lý cũng có thể phải gặp gỡ một số khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.Cô ấy có thể được trao quyền để đưa ra một số quyết định thay mặt cho cấp trên của mình hoặc cô ấy có thể đơn giản được yêu cầu chuyển tiếp những điểm nổi bật của cuộc thảo luận. Một trợ lý hành chính cũng có thể thấy rằng cô ấy phải thực hiện nhiều nghiên cứu.Đây có thể là một phần thường xuyên trong nhiệm vụ của cô ấy hoặc một yêu cầu thường xuyên.Các quản trị viên cao cấp thường chịu trách nhiệm cho các báo cáo, dự án và đề xuất khác nhau phải được hoàn thành bởi một số thời hạn nhất định.Có thể họ không thể thu thập tất cả các thông tin mà họ cần và soạn thảo các tài liệu cần thiết. Các trách nhiệm trợ lý hành chính khác có vẻ giống như các nhiệm vụ đàn ông.Khi có các cuộc họp hội đồng quản trị, một trợ lý hành chính có thể phải tổ chức bữa trưa.Cô ấy có thể được yêu cầu làm hoặc mang cà phê khi cần thiết.Các nhiệm vụ như đi đến bưu điện, ký hợp đồng giao hàng và nộp đơn cũng có thể được chỉ định cho cô ấy.