Melyek a különböző adminisztratív asszisztensek felelőssége?

Az adminisztratív asszisztens közvetlenül egy vezető adminisztrátor alatt dolgozik, vagy adminisztrátorok csoportjának asszisztense lehet.Ez a pozíció számos területen és iparágban létezik, a katonaságtól az építészeti tervezésig.Az adminisztratív asszisztensek felelőssége gyakran magában foglalja az irodai feladatokat, de bizonyos iparágakban speciálisabb feladatokat vonhat maga után.

A számítógépen sok idő eltöltése gyakran része az adminisztratív asszisztens munkájának.Valószínű, hogy sok gépelést fog végezni.Az általa beírt dokumentumok beszámolhatnak vagy egy vezető adminisztrátorról egy harmadik féltől származó levelezéseket vagy levelezéseket tartalmazhatnak.Időnként beírhat a neki megadott tervezetekből vagy jegyzetekből.Más esetekben lehet, hogy magának írnia kell az anyagokat.

Az adminisztratív asszisztensek is magukban foglalhatják a mások által készített munka felülvizsgálatát is.Egyes vezető adminisztrátorok előírják, hogy adminisztratív asszisztenseik elolvassák a többi alkalmazott által írt dokumentumokat és jelentéseket.Szükség lehet, hogy az adminisztratív asszisztens kiemelje a hibákat vagy olyan területeket, ahol a nyelv túlságosan technikai az általános közönség számára.Az idősebb adminisztrátorok gyakran túl elfoglaltak ahhoz, hogy mindenkivel kommunikáljanak, akinek figyelmet igényel.Asszisztenseik általában enyhítik őket ezekből a terhekből az e -mailekre, a hívások átvilágításával és a levél elolvasásával.

Az ütemezés egy másik feladat, amelyet általában adminisztratív asszisztenshez rendeltek.Számos vezető adminisztrátor támaszkodik asszisztenseikre, hogy megőrizzék őket.Az asszisztens gyakran az, aki ütemezi az üléseket, a találkozókat és az interjúkat.Noha a vezető adminisztrátor az ő felettese, az asszisztensnek határozottan javasolnia kell, hogy bizonyos tevékenységeket egy bizonyos időben végezzenek, vagy később elhalasztják.

Mivel egy vezető adminisztrátor nem lehet mindenhol, ahol kell lennie, az adminisztratív asszisztensek felelőssége magában foglalhatja a helyettesítőt.Gyakori, hogy az adminisztratív asszisztenseknek szükségük van az üléseken való részvételre, és utána röviden ismertetik a vezető adminisztrátort.Lehet, hogy az asszisztensnek találkoznia kell bizonyos ügyfelekkel vagy üzleti partnerekkel is.Lehetséges, hogy felhatalmazást ad arra, hogy néhány döntést hozzon a felettese nevében, vagy egyszerűen megkövetelheti, hogy továbbítsa a vita legfontosabb eseményeit.

Egy adminisztratív asszisztens azt is megállapíthatja, hogy sok kutatást kell végeznie.Ez a feladatainak rendszeres része vagy alkalmi kérése lehet.A magas rangú adminisztrátorok gyakran felelősek a különféle jelentésekért, projektekért és javaslatokért, amelyeket bizonyos határidőknek kitölteniük kell.Lehetetlen lehet számukra, hogy összegyűjtsék az összes szükséges információt, és összeállítsák a szükséges anyagokat.Ha igazgatósági ülések vannak, az adminisztratív asszisztensnek meg kell szerveznie az ebédet.Felkérhetik, hogy készítsen vagy hozzon kávét, amikor erre szükség van.Az olyan feladatokat, mint például a postahivatalba való belépés, a szállítási aláírás és a bejelentés, szintén kioszthatók neki.