Ποιες είναι οι διαφορετικές μέθοδοι για την οργάνωση εγγράφων;

Η οργάνωση των εγγράφων είναι μια σημαντική πτυχή της εκτέλεσης ενός αποτελεσματικού σπιτιού ή γραφείου.Σημαντική γραφειοκρατία μπορεί να γίνει επιβάρυνση όταν δεν είναι σωστά αποθηκευμένο, οπότε χρησιμοποιώντας μία από τις πολλές διαφορετικές μεθόδους οργάνωσης μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση ενός συστήματος αρχειοθέτησης να λειτουργεί ομαλά.Τα συστήματα χαρτιού και ηλεκτρονικών αποθήκευσης είναι οι δύο πιο δημοφιλείς μεθόδους.Σε κάθε μία υπάρχουν πολλές ευκαιρίες για οργάνωση με αλφαβητικά πρότυπα ή με σημασία.Επιπλέον, υπάρχουν μερικοί κανόνες σχετικά με την απαλλαγή από έγγραφα που βοηθούν στη διατήρηση οποιουδήποτε συστήματος οργάνωσης αρχείων σε διαχειρίσιμο επίπεδο.

Η πιο παραδοσιακή μέθοδος για την οργάνωση των εγγράφων είναι η χρήση φυσικών φακέλων και των ντουλαπιών αρχειοθέτησης.Αυτό το σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει την αποθήκευση μεγάλων ποσοτήτων εγγράφων και εγγράφων.Οι παχύρρευστοι φακέλοι από χαρτόνι είναι γεμάτοι με έγγραφα και στη συνέχεια τοποθετούνται μέσα σε ένα υπουργικό συμβούλιο.Τα περισσότερα ντουλάπια αρχειοθέτησης επιτρέπουν στους φακέλους να κρέμονται από ένα σύνολο μεταλλικών ράγων για γρήγορη κίνηση και αναδιοργάνωση.

Μια πιο σύγχρονη λύση για τη διατήρηση της ασφαλούς και συνεχώς διαθέσιμης γραφής είναι η χρήση υπολογιστών.Είτε χρησιμοποιείται τα έγγραφα που σαρώνονται και αποθηκεύονται στο διαδίκτυο είτε χρησιμοποιούνται λογισμικό οργάνωσης, αυτό συμβάλλει στη μείωση της ακαταστασίας.Τα ηλεκτρονικά οργανωτικά έγγραφα τοποθετούν ένα ψηφιακό αντίγραφο σημαντικών εγγράφων είτε σε απευθείας σύνδεση είτε σε σκληρό δίσκο, ώστε να μπορούν να έχουν γρήγορα πρόσβαση σε οποιαδήποτε μεταγενέστερη χρονική στιγμή.Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για την αποθήκευση αρχείων χαρτιού, τα οποία μπορούν να αναλάβουν μεγάλο χώρο σε οποιοδήποτε σπίτι ή γραφείο.

Ανεξάρτητα από το εάν τα έγγραφα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά ή σε φυσική μορφή, υπάρχουν μερικές διαφορετικές μεθόδους που μπορούν να κρατήσουν τα αρχεία από το να γίνουν μια σύγχυση.Η αλφαβητική ταξινόμηση ηλεκτρονικών και φυσικών αρχείων είναι ένας απλός τρόπος οργάνωσης εγγράφων που τα καθιστά διαθέσιμα για γρήγορη ανάκτηση.Η οργάνωση αρχείων ανά κατηγορία είναι επίσης χρήσιμη επειδή η διαίρεση των φακέλων ψηφιακών και χαρτιού σε αυτοκίνητο, σπίτι, φόρο και διάφορες κατηγορίες επιχειρήσεων αυξάνει την αποτελεσματικότητα.Μια άλλη μέθοδος είναι να διαιρέσετε τα φυσικά αρχεία με σημασία, οπότε εάν τα έγγραφα πρέπει να αφαιρεθούν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, τα πιο απαραίτητα κομμάτια είναι γρήγορα διαθέσιμα.

Η απόρριψη αρχείων είναι επίσης μια μεγάλη μέθοδος για την οργάνωση εγγράφων επειδή διατηρεί τόσο το ηλεκτρονικό όσο και το φυσικό αρχείοΣυλλογή από την ανάληψη πάρα πολύ χώρο.Ένας γενικός κανόνας είναι ότι όλα τα φορολογικά έγγραφα πρέπει να διατηρούνται τουλάχιστον τρία χρόνια.Κρατήστε τα περίπλοκα φορολογικά έγγραφα, όπως οι πληροφορίες ελέγχου και η αυτοαπασχολούμενη γραφειοκρατία, για έξι χρόνια.Άλλα στοιχεία, ωστόσο, πρέπει να διατηρούνται για πάντα, όπως κάρτες κοινωνικής ασφάλισης, πιστοποιητικά γέννησης και πιστοποιητικά γάμου.