Ano ang iba't ibang mga pamamaraan para sa pag -aayos ng mga dokumento?

Ang pag -aayos ng mga dokumento ay isang mahalagang aspeto ng pagpapatakbo ng isang mahusay na bahay o opisina.Ang mahalagang papeles ay maaaring maging isang pasanin kapag hindi ito maayos na naka -imbak, kaya ang paggamit ng isa sa maraming iba't ibang mga pamamaraan ng samahan ay makakatulong na mapanatili ang isang sistema ng pag -file na tumatakbo nang maayos.Ang mga sistema ng papel at elektronikong imbakan ay ang dalawang pinakatanyag na pamamaraan.Sa loob ng bawat isa ay maraming mga pagkakataon upang ayusin sa pamamagitan ng mga pamantayan sa alpabeto o sa pamamagitan ng kahalagahan.Bilang karagdagan, may ilang mga patakaran tungkol sa pag -alis ng mga dokumento na makakatulong na mapanatili ang anumang sistema ng organisasyon ng file sa isang mapapamahalaan na antas.Ang sistemang ito ng pamamahala ng dokumento ay nagbibigay -daan para sa malaking dami ng mga dokumento at papeles na maiimbak.Ang mga makapal na folder ng karton ay puno ng mga dokumento at pagkatapos ay inilagay sa loob ng isang gabinete ng pag -file.Karamihan sa mga cabinets ng pag -file ay pinapayagan ang mga folder na mag -hang mula sa isang hanay ng mga riles ng metal para sa mabilis na paggalaw at muling pag -aayos.

Ang isang mas modernong solusyon sa pagpapanatiling ligtas ang papeles at patuloy na magagamit ay sa pamamagitan ng paggamit ng mga computer.Kung ang mga dokumento ay na -scan at nai -save sa online o pag -aayos ng software ay ginagamit, makakatulong ito na mabawasan ang kalat.Ang mga dokumento sa pag -aayos ng elektroniko ay naglalagay ng isang digital na replika ng mga mahahalagang dokumento alinman sa online o sa isang hard drive upang mabilis silang ma -access sa anumang oras.Tinatanggal nito ang pangangailangan para sa pag -iimbak ng mga file ng papel, na maaaring tumagal ng maraming puwang sa anumang bahay o opisina.

Hindi mahalaga kung ang mga dokumento ay naka -imbak nang elektroniko o sa pisikal na anyo, may ilang iba't ibang mga pamamaraan na maaaring mapanatili ang mga file mula sa pagiging isang nakalilito na pagbagsak.Ang alpabetong pag -uuri ng mga elektronikong at pisikal na mga file ay isang simpleng paraan ng pag -aayos ng mga dokumento na ginagawang magagamit ang mga ito para sa mabilis na pagkuha.Ang pag -aayos ng mga file ayon sa kategorya ay kapaki -pakinabang din dahil ang paghati sa mga digital at papel na folder sa kotse, bahay, buwis, at iba't ibang mga kategorya ng negosyo ay nagdaragdag ng kahusayan.Ang isa pang pamamaraan ay upang hatiin ang mga pisikal na file sa pamamagitan ng kahalagahan kaya kung ang mga dokumento ay kailangang alisin sa kaso ng emerhensiya, ang mga pinaka kinakailangang piraso ay mabilis na magagamit.Koleksyon mula sa pagkuha ng sobrang puwang.Ang isang pangkalahatang tuntunin ay ang lahat ng mga dokumento sa buwis ay dapat na panatilihin ng hindi bababa sa tatlong taon.Humawak sa mga kumplikadong dokumento ng buwis, tulad ng impormasyon sa pag-audit at mga gawaing may trabaho sa sarili, sa loob ng anim na taon.Ang iba pang mga item, gayunpaman, ay dapat na panatilihin magpakailanman, tulad ng mga social security card, mga sertipiko ng kapanganakan at mga sertipiko ng kasal.