Apa metode berbeda untuk mengatur dokumen?

Pengorganisasian dokumen adalah aspek penting dari menjalankan rumah atau kantor yang efisien.Dokumen penting dapat menjadi beban ketika tidak disimpan dengan benar, jadi memanfaatkan salah satu dari banyak metode organisasi yang berbeda dapat membantu menjaga sistem pengarsipan berjalan dengan lancar.Sistem penyimpanan kertas dan elektronik adalah dua metode yang paling populer.Di dalam masing -masing ada banyak peluang untuk diatur berdasarkan standar alfabet atau secara penting.Selain itu, ada beberapa aturan tentang menyingkirkan dokumen yang membantu menjaga sistem organisasi file apa pun di tingkat yang dapat dikelola.

Metode paling tradisional untuk mengatur dokumen adalah dengan menggunakan folder fisik dan lemari arsip.Sistem manajemen dokumen ini memungkinkan sejumlah besar dokumen dan dokumen disimpan.Folder kardus tebal diisi dengan dokumen dan kemudian ditempatkan di dalam lemari arsip.Sebagian besar lemari arsip memungkinkan folder untuk digantung dari satu set rel logam untuk gerakan cepat dan reorganisasi.

Solusi yang lebih modern untuk menjaga dokumen tetap aman dan terus tersedia adalah dengan menggunakan komputer.Apakah dokumen dipindai dan disimpan secara online atau perangkat lunak pengorganisasian digunakan, ini membantu mengurangi kekacauan.Dokumen yang mengatur secara elektronik menempatkan replika digital dari dokumen penting baik secara online maupun pada hard drive sehingga mereka dapat dengan cepat diakses di kemudian hari.Ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan file kertas, yang dapat memakan banyak ruang di rumah atau kantor mana pun.

Tidak peduli apakah dokumen disimpan secara elektronik atau dalam bentuk fisik, ada beberapa metode berbeda yang dapat menjaga file agar tidak menjadi campur aduk yang membingungkan.Menyortir file elektronik dan fisik abjad adalah cara sederhana untuk mengatur dokumen yang membuatnya tersedia untuk pengambilan cepat.Mengorganisir file berdasarkan kategori juga berguna karena membagi folder digital dan kertas menjadi mobil, rumah, pajak, dan berbagai kategori bisnis meningkatkan efisiensi.Metode lain adalah membagi file fisik dengan pentingnya jadi jika dokumen perlu dihapus jika terjadi keadaan darurat, bagian yang paling penting tersedia dengan cepat.

Membuang file juga merupakan metode yang bagus untuk mengatur dokumen karena menyimpan file elektronik dan fisik baik secara elektronik dan fisik baikKoleksi dari mengambil terlalu banyak ruang.Aturan umum adalah bahwa semua dokumen pajak harus disimpan setidaknya tiga tahun.Pegang dokumen pajak yang rumit, seperti informasi audit dan dokumen wiraswasta, selama enam tahun.Namun, barang -barang lainnya harus disimpan selamanya, seperti kartu jaminan sosial, akta kelahiran dan akta nikah.