Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι δημόσιων αρχείων;

Τα δημόσια αρχεία είναι εκείνα τα αρχεία που είναι διαθέσιμα για δημόσια επιθεώρηση.Αυτά τα αρχεία προσφέρονται συχνά δωρεάν στο κοινό για αναθεώρηση στην τοποθεσία όπου αποθηκεύονται.Σε άλλες περιπτώσεις, ενδέχεται να είναι διαθέσιμα με μικρή χρέωση.Τα δημόσια αρχεία συχνά ονομάζονται ανάλογα με το πού διατηρούνται ή όπου προέρχονται.Υπάρχουν αρχεία δικαστηρίων, κρατικά αρχεία, αρχεία κομητειών και αρχεία πόλεων.Υπάρχουν επίσης αρχεία που διατίθενται στο κοινό που τηρεί η ομοσπονδιακή κυβέρνηση

θεωρητικά, σε μια δημοκρατία, κάθε αρχείο που παράγεται και καταβάλλεται σε έξοδο από τους φορολογούμενους θα πρέπει να είναι δημόσιο αρχείο.Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις, όταν αυτά τα αρχεία ενδέχεται να μην είναι άμεσα διαθέσιμα.Αυτό συμβαίνει συχνά στην περίπτωση που οι πληροφορίες που περιέχονται στο αρχείο θα θέτουν σε κίνδυνο την εθνική ασφάλεια, θα παρεμβαίνουν σε μια δικαστική υπόθεση ή θα παραβιάζουν το δικαίωμα ενός ατόμου στην ιδιωτική ζωή.Σε κάποιο σημείο, τα αρχεία μπορούν να διατεθούν.Εκείνοι που μπορούν να ονομαστούν αποχαρακτηρισμένα δημόσια αρχεία.

Κάθε μεμονωμένη δικαιοδοσία χειρίζεται τα δημόσια αρχεία κάπως διαφορετικά.Για παράδειγμα, σε ορισμένα κράτη, η λήψη πιστοποιητικού γέννησης μπορεί να απαιτεί την αντιμετώπιση ενός κρατικού γραφείου ζωτικών στατιστικών ή παρόμοιων γραφείων.Σε άλλες περιπτώσεις, θα χρειαστεί να αντιμετωπιστεί ένα γραφείο του νομού που είναι υπεύθυνο για τέτοιες στατιστικές.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ακόμη και φαινομενικά σχετικά αρχεία θα διατηρούνται σε δύο διαφορετικά μέρη.Ένα πιστοποιητικό γάμου μπορεί να διατηρηθεί σε ένα γραφείο του νομού.Ένα διάταγμα διαζυγίου σχετικά με τον ίδιο γάμο συχνά θα διατηρείται στον υπάλληλο του γραφείου του δικαστηρίου.Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει ώρες αναζήτησης ή να αποθηκεύσει την ταλαιπωρία της πηγής σε λάθος τοποθεσία.Καθώς κάθε κράτος και νομός μπορεί να έχει διαφορετικό σύστημα, είναι καλύτερο να καλέσετε μπροστά, να προσδιορίσετε τους τύπους των δημόσιων αρχείων που απαιτούνται και να ρωτήσετε πού θα βρίσκονται.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, αντίγραφα δημόσιων αρχείων μπορούν να σταλούν σε ένα άτομο, αν και αυτό συχνά εξαρτάται από το είδος του δημόσιου αρχείου.Ακόμη και τα δωρεάν δημόσια αρχεία θα έχουν πιθανώς αντίγραφα και ταχυδρομικά τέλη που συνδέονται με αυτά εάν αποστέλλονται σε ένα άτομο.Σύμφωνα με τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους, τα τέλη αυτά πρέπει να είναι λογικά και να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια το κόστος που συνδέεται με την παραγωγή των αρχείων.Μπορούν να συμπεριλάβουν τα έξοδα των υλικών και τον χρόνο του υπαλλήλου που αναζητούσαν τα αρχεία

Σε ορισμένες περιπτώσεις μια δημόσια αναζήτηση αρχείων μπορεί να γίνει online.Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν δημόσια ποινικά μητρώα, αρχεία ακινήτων και άλλα αρχεία του δικαστηρίου.Ενώ οι πληροφορίες δεν θα είναι στην ίδια μορφή με τα φυσικά αρχεία, οι βασικές πληροφορίες είναι συνήθως όλες διαθέσιμες.Εάν όχι, η ηλεκτρονική αναζήτηση μπορεί να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο πρόσβασης στα πλήρη αρχεία.