Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι εντύπων παραγγελίας αγοράς;

Οι εντολές αγοράς εξυπηρετούν τη λειτουργία της εξουσιοδότησης της αγοράς αγαθών ή υπηρεσιών από διαφορετικούς προμηθευτές.Χρησιμοποιούνται διάφορα έντυπα παραγγελίας για διαφορετικά μεγέθη και τύπους αγορών.Αυτά τα έντυπα περιλαμβάνουν τις απαιτήσεις ή τα αιτήματα αγοράς, τις τακτικές παραγγελίες αγοράς, τις εντολές μόνιμης αγοράς, τις παραγγελίες αγοράς, τις συμβάσεις για υπηρεσίες και τις παραγγελίες αλλαγής.

Σε τακτική διαδικασία παραγγελίας, εάν μια επιχειρηματική μονάδα πρέπει να πραγματοποιήσει αγορά, προετοιμάζει μια αγοράΑίτηση παραγγελίας ή απαίτηση που περιγράφει λεπτομερώς τα αντικείμενα που επιθυμούν, την ποσότητα, το κόστος μονάδας, όταν τα στοιχεία απαιτούνται και ο προτιμώμενος πωλητής, εάν υπάρχει ένα.Η επιχειρηματική μονάδα παρουσιάζει το αίτημα σε έναν διαχειριστή ο οποίος έχει εξουσιοδοτημένο να εγκρίνει την αγορά ή σε ένα τμήμα αγορών για έγκριση.Εάν η εντολή αγοράς αφορά μια σημαντική αγορά ή ένα μεγάλο χρηματικό ποσό, ενδέχεται να απαιτεί περισσότερα από ένα επίπεδα έγκρισης πριν οριστικοποιηθεί.

Το τμήμα αγορών εξετάζει το αίτημα και επιλέγει τον καλύτερο πωλητή για το υλικό ή τις υπηρεσίες.Αφού εγκριθεί η αίτηση, εκδίδεται και εκδίδεται ένας αριθμός αγοράς και ο αριθμός αυτός αναφέρεται σε όλες τις αλληλογραφίες που σχετίζονται με αυτή τη σειρά, μέσω της παράδοσης και της πληρωμής.Τα έντυπα παραγγελίας αγοράς μπορούν να είναι ηλεκτρονικά ή να εκτυπωθούν.Η εμφάνιση της φόρμας παραγγελίας δεν είναι σημαντική.Είναι οι πληροφορίες σχετικά με αυτό που καθορίζει τη συμφωνία μεταξύ του πωλητή και του αγοραστή.

Μια εντολή μόνιμης αγοράς εγκρίνει το διάστημα παράδοσης και την τιμή του εμπορεύματος και καθορίζει το χρονικό διάστημα που θα παραμείνει σε ισχύ η διαταγή.Μια διαρκής εντολή αγοράς μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για μισθώσεις εξοπλισμού ή συντήρησης που θα πραγματοποιήσουν μια καθορισμένη περίοδο.Για παράδειγμα, ένα γραφείο μπορεί να έχει μια εντολή αγοράς για την αγορά χαρτιού, μελανιού και τόνερ για λειτουργίες αντιγραφής και εκτύπωσης.Μια κουβέρτα σειρά περιορίζει τυπικά τους τύπους στοιχείων που μπορούν να αγοραστούν και να ορίσουν ένα μεμονωμένο όριο παραγγελίας και ένα όριο συνολικής αξίας, καθώς και ημερομηνία λήξης..Καθορίζουν ακριβώς ποια εργασία θα εκτελεστεί και σε ποιο χρονοδιάγραμμα.Μια συμβατική εντολή αγοράς μπορεί να προβλέψει προσωρινές πληρωμές καθώς το έργο φτάνει σε ορισμένα ορόσημα.Εάν, κατά τη διάρκεια του έργου, είναι απαραίτητο να τροποποιηθεί οι απαιτήσεις, μπορεί να εκδοθεί μια σειρά αλλαγής.Οι λεπτομέρειες της παραγγελίας αλλαγής με ακρίβεια ποιες προδιαγραφές έχουν αλλάξει και ενσωματώνονται στην αρχική εντολή αγοράς. Οι απαιτήσεις της εταιρείας ενδέχεται να ζητήσουν προσφορά για οποιεσδήποτε αγορές που θα κοστίζουν περισσότερο από ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό ή που περιλαμβάνουν συγκεκριμένο τύπο αγαθών ήΥπηρεσίες.Σε αυτή την περίπτωση, το τμήμα αγορών θα ζητήσει προσφορές.Μετά την παραλαβή και την αναθεώρηση των προσφορών, το τμήμα αγορών θα απονείμει την εντολή αγοράς στον επιτυχημένο πλειοδότη.