Ποιες είναι οι πιο συνηθισμένες οδηγίες προτάσεων;

Οι προτάσεις είναι επιχειρηματικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται κανονικά για έναν από τους δύο σκοπούς.Συχνά, παρασκευάζεται μια πρόταση ως απάντηση σε ένα ερώτημα από έναν δυνητικό πελάτη.Σε άλλες εποχές, το έγγραφο προετοιμάζεται για να προωθήσει μια επιχειρηματική ιδέα σε κάποιον που είναι σε θέση να προσφέρει χρηματοδότηση ή άλλη υποστήριξη.Και στις δύο περιπτώσεις, υπάρχει ένα βασικό σύνολο κατευθυντήριων γραμμών προτάσεων που θα αυξήσουν πάντα τις πιθανότητες λήψης θετικής ανταπόκρισης στο έγγραφο.

Όταν ένας δυνητικός πελάτης έχει εκδώσει επίσημη αίτηση για πρόταση ή RFP, μεγάλο μέρος του έργου έχει ήδη γίνει εκ των προτέρων.Το RFP θα σας πει ποια δεδομένα πρέπει να συμπεριληφθούν στην πρόταση προτού να ληφθεί υπόψη.Σε πολλές περιπτώσεις, το RFP θα υπαγορεύει επίσης τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζονται και είναι διατεταγμένα αυτά τα δεδομένα.Χρησιμοποιώντας το κείμενο και τους όρους στο RFP θα διευκολύνει πολύ πιο εύκολο να σχεδιάσετε ένα πρότυπο πρότασης που θα εντυπωσιάσει τον παραλήπτη και θα αυξήσει τις πιθανότητές σας να κερδίσετε την επιχείρηση.Θέλετε να αποκτήσετε τις κύριες ιδέες της πρότασης σε όσο το δυνατόν πιο άμεση.Αυτό θα ελαχιστοποιήσει τις πιθανότητες οποιουδήποτε διαβάζει την τελική μορφή πρότασης από την απώλεια ενδιαφέροντος στο μισό και τη μετάβαση στην πρόταση που υποβάλλεται από τον διαγωνισμό σας.Αποφύγετε τη χρήση αργαλειών ή τεχνικών όρων, εκτός εάν οι οδηγίες της πρότασης που περιέχονται στο RFP επιτρέπουν ειδικά την verbiage αυτού του τύπου.

μαζί με τη σαφήνεια, η σωστή ορθογραφία και η στίξη είναι εξαιρετικά σημαντικές για την επιτυχία της πρότασης.Πολύ συχνά, μια κατά τα άλλα λαμπρή πρόταση απορρίπτεται, απλώς και μόνο επειδή τα σφάλματα στο κείμενο καθιστούν δύσκολη την ανάγνωση.Οι κατευθυντήριες γραμμές για την πρόταση απαιτούν να ελέγχεται διεξοδικά το έγγραφο για οποιοδήποτε είδος σφάλματος ορθογραφίας ή στίξης πριν από την υποβολή της πρότασης.

Όταν το RFP δεν καθορίζει στοιχεία όπως η χρήση οπτικών στοιχείων ή η συμπερίληψη μιας σελίδας τίτλου, οι κατευθυντήριες γραμμές γενικής πρότασης απαιτούν να προστεθούν αυτά τα είδη πρόσθετων στοιχείων στο τελικό έγγραφο.Τα κλιπ τέχνης, τα λογότυπα, τα τραπέζια και άλλες εικόνες βοηθούν στη διάλυση της έντονης εμφάνισης του κειμένου, παρέχοντας κάποιο αναψυκτικό για το μάτι καθώς διαβάζεται το έγγραφο.Ωστόσο, χρησιμοποιήστε με σύνεση τα οπτικά στοιχεία.Η τοποθέτησή τους χωρίς προφανή λόγο θα βλάψει την αποτελεσματικότητα της πρότασής σας, αφού άλλοι θα αναρωτηθούν τι προσπαθείτε να κρύψετε πίσω από όλο αυτό το υπερβολικό ντύσιμο παραθύρων.

Μετά τις βασικές κατευθυντήριες γραμμές προτάσεων θα ενισχύσει σημαντικά το δυναμικό του τελικού εγγράφου σας για την επίτευξη του προβλεπόμενου στόχου του.Εάν δεν σας παρέχεται επίσημη αίτηση για πρόταση και δεν έχετε ιδέα από πού να ξεκινήσετε, χρησιμοποιήστε τις προτάσεις δειγματοληψίας για να λάβετε κάποιες γενικές ιδέες για το πώς να προχωρήσετε.Με λίγη πρακτική, σύντομα θα είστε σε θέση να προετοιμάσετε μια πρόταση που είναι ακριβής, ευανάγνωστη, καλά οργανωμένη και πολύ πιθανό να σας βοηθήσει να επιτύχετε τη νίκη της επιχείρησης ή της υποστήριξης που αναζητάτε.