Τι είναι ένα λειτουργικό αρχείο;

Ένα λειτουργικό αρχείο, που ονομάζεται επίσης επιχειρησιακό αρχείο, είναι ένα γραπτό έγγραφο που απεικονίζει τις δραστηριότητες της εταιρείας και τις γύρω εκδηλώσεις.Καταγράφει συγκεκριμένες πληροφορίες σε συγκεκριμένη μορφή, αλλά δεν είναι διοικητικό αρχείο.Αυτός ο τύπος εγγράφου δημιουργείται συχνότερα κατά τη διάρκεια ή κοντά στη δραστηριότητα και συνήθως θεωρείται η πιο αξιόπιστη έκδοση των γεγονότων επειδή δημιουργείται κοντά στο χρόνο στις πληροφορίες που παρουσιάζει. Οι επιχειρήσεις διατηρούν τα αρχεία ώστε να μπορούν να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά, αναφέρουν τις δραστηριότητές τους σε επενδυτές και κυβερνητικούς οργανισμούς και αξιολογούν την απόδοση σε ιστορικό σκηνικό.Πολλές από τις μορφές που δημιουργεί μια επιχείρηση για να την βοηθήσουν να κρατήσει τα αρχεία είναι διοικητικά, όπως τα φύλλα επαφών των εργαζομένων.Αυτά τα έντυπα τεκμηριώνουν τυποποιημένες λειτουργίες γραφείου και πράγματα που οι διαχειριστές αναμένουν να συμβαίνουν τακτικά.

Συχνά, οι επιχειρήσεις πρέπει να καταγράφουν πληροφορίες που δεν είναι διοικητικές ή τυπικές.Αυτές οι πληροφορίες είναι συχνά μοναδικές στο χρόνο, αν και ο τρόπος με τον οποίο καταγράφονται οι πληροφορίες μπορεί να είναι ομοιόμορφες.Για να τεκμηριώσουν αυτές τις πληροφορίες, η επιχείρηση χρησιμοποιεί ένα λειτουργικό αρχείο ή ένα γραπτό αρχείο για το τι συνέβη, που επιτρέπει στην επιχείρηση να καταθέσει ταυτόχρονη λογαριασμό και να ανακτήσει τις πληροφορίες στο μέλλον, αν χρειαστεί.

Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι λειτουργικών αρχείων.Ίσως ο ευκολότερος τρόπος για να κατανοήσουμε τη χρήση αυτού του είδους εργαλείου είναι να εξετάσουμε μερικά κοινά παραδείγματα.Μια αναφορά περιστατικού είναι ένας τύπος λειτουργικής εγγραφής.Οι επιχειρήσεις συχνά απαιτούν από το προσωπικό να συμπληρώσει μια αναφορά περιστατικών που λεπτομέρειες ακριβώς τι συνέβη εάν ένας υπάλληλος ή ένας πελάτης τραυματιστεί στις εγκαταστάσεις ή ενώ ασχολείται με τις επιχειρήσεις της εταιρείας.Αυτή η λειτουργική εγγραφή συμπληρώνεται μόνο όταν χρειάζεται, αλλά είναι κρίσιμη επειδή τεκμηριώνει τα γεγονότα με τα λόγια των εμπλεκόμενων ανθρώπων, κοντά στο χρόνο όταν συνέβη το συμβάν.Όχι κάθε πελάτης θα συμπληρώσει μια φόρμα ανατροφοδότησης και ένας πελάτης θα το κάνει συνήθως μόνο όταν έχει κάτι συγκεκριμένο να πει για την υπηρεσία των τρέχουσας ημερήσιας ημέρας.Η φόρμα ανατροφοδότησης είναι ένα λειτουργικό αρχείο, διότι τεκμηριώνει ένα μοναδικό γεγονός που συνέβη σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή με τα λόγια του εμπλεκόμενου ατόμου.

Ένα εισιτήριο ταξιδιού είναι ένα λειτουργικό αρχείο που συμπληρώνεται συχνότερα.Συχνά, μια εταιρεία θα έχει τους οδηγούς της να συμπληρώσει μια αναφορά με τις λεπτομέρειες ενός ταξιδιού κάθε φορά που ένας οδηγός παίρνει ένα όχημα της εταιρείας.Με αυτόν τον τρόπο, εάν ένας διαχειριστής πρέπει να απαντήσει σε ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία των οχημάτων που συνέβησαν στο παρελθόν, έχει μια σύγχρονη περιγραφή της δραστηριότητας που εκπόνησε ο οδηγός για να αναθεωρήσει.

Οι λειτουργικές εγγραφές μπορούν να παρέχουν μια επιχείρηση με προστασία από την ευθύνη.Οι πελάτες και οι εργαζόμενοι έχουν συχνά χρόνια να υποβάλουν αγωγή εναντίον μιας επιχείρησης για διάφορες πολιτικές παραβιάσεις.Χωρίς ένα σύγχρονο αρχείο των γεγονότων, θα ήταν δύσκολο για μια εταιρεία να αποδείξει τι ακριβώς συνέβη στο παρελθόν.