Apa itu catatan fungsional?

Catatan fungsional, juga disebut catatan operasional, adalah dokumen tertulis yang menggambarkan kegiatan perusahaan dan acara di sekitarnya.Ini mencatat informasi tertentu dalam format tertentu tetapi bukan catatan administratif.Jenis dokumen ini paling sering dibuat pada atau dekat saat aktivitas terjadi dan biasanya dianggap sebagai versi acara yang paling dapat diandalkan karena dibuat dekat dengan informasi yang disajikan.

Bisnis menyimpan catatan sehingga mereka dapat beroperasi dengan lebih efisien, Laporkan kegiatan mereka kepada investor dan lembaga pemerintah, dan mengevaluasi kinerja dengan latar belakang historis.Banyak bentuk yang dibuat bisnis untuk membantu menyimpan catatan administratif, seperti lembar kontak karyawan.Formulir ini mendokumentasikan operasi kantor standar dan hal -hal yang diharapkan manajer terjadi secara teratur.

Seringkali, bisnis harus menangkap informasi yang tidak administratif atau standar.Informasi ini seringkali unik dalam waktu, meskipun cara informasi dicatat mungkin seragam.Untuk mendokumentasikan informasi ini, bisnis menggunakan catatan fungsional, atau catatan tertulis tentang apa yang terjadi, yang memungkinkan bisnis untuk mengajukan akun simultan dan mengambil informasi di masa depan jika diperlukan.

Ada banyak jenis catatan fungsional yang berbeda.Mungkin cara termudah untuk memahami penggunaan alat semacam ini adalah dengan memeriksa beberapa contoh umum.Laporan insiden adalah jenis catatan fungsional.Bisnis sering mengharuskan staf untuk mengisi laporan insiden yang merinci apa yang terjadi jika seorang karyawan atau pelanggan terluka di lokasi atau saat terlibat dalam bisnis perusahaan.Catatan fungsional ini hanya diisi saat dibutuhkan, tetapi sangat penting karena mendokumentasikan peristiwa dalam kata -kata orang yang terlibat, dekat dengan saat peristiwa itu terjadi.

Jenis catatan fungsional lain adalah formulir umpan balik pelanggan.Tidak setiap pelanggan akan mengisi formulir umpan balik, dan pelanggan biasanya hanya akan melakukannya ketika ia memiliki sesuatu yang spesifik untuk dikatakan tentang layanan hari ini.Formulir umpan balik adalah catatan fungsional karena mendokumentasikan peristiwa unik yang terjadi pada waktu tertentu dalam kata -kata orang yang terlibat.

Tiket perjalanan adalah catatan fungsional yang lebih sering diisi.Seringkali, sebuah perusahaan akan membuat pengemudi mengisi laporan dengan rincian perjalanan setiap kali seorang pengemudi mengeluarkan kendaraan perusahaan.Dengan cara ini, jika seorang manajer harus menjawab pertanyaan tentang operasi kendaraan yang terjadi di masa lalu, ia memiliki akun kontemporer tentang kegiatan yang disiapkan oleh pengemudi untuk ditinjau.

Catatan fungsional dapat memberikan bisnis dengan perlindungan dari kewajiban.Pelanggan dan karyawan sering memiliki bertahun -tahun untuk mengajukan gugatan terhadap bisnis untuk sejumlah pelanggaran sipil.Tanpa catatan peristiwa kontemporer, akan sulit bagi perusahaan untuk membuktikan apa yang sebenarnya terjadi di masa lalu.