Mi a funkcionális rekord?

A funkcionális nyilvántartás, amelyet operatív rekordnak is neveznek, egy írásbeli dokumentum, amely a vállalat tevékenységeit és a környező eseményeket ábrázolja.Különleges információkat rögzít egy adott formátumban, de nem adminisztratív nyilvántartás.Az ilyen típusú dokumentumokat leggyakrabban a tevékenység végrehajtásakor vagy annak közelében hozzák létre, és általában az események legmegbízhatóbb verziójának tekintik, mivel az időben közel állnak az általa bemutatott információkhoz.

A vállalkozások nyilvántartást vezetnek, hogy hatékonyabban működjenek., jelentést tesznek tevékenységükről a befektetőknek és a kormányzati ügynökségeknek, és értékeljék a történelmi háttérrel szembeni teljesítményt.Számos olyan forma, amelyet egy vállalkozás létrehoz a nyilvántartások elősegítésére, adminisztratív, például a munkavállalói kapcsolattartó lapok.Ezek az űrlapok dokumentálják a szokásos irodai műveleteket és olyan dolgokat, amelyekre a vezetők elvárják, hogy rendszeresen megtörténjenek.Ez az információ gyakran időben egyedi, bár az információ rögzítésének módja egységes lehet.Ezen információk dokumentálásához az üzleti vállalkozás funkcionális nyilvántartást vagy írásbeli nyilvántartást használ arról, hogy mi történt, amely lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy egyidejű fiókot nyújtson be, és szükség esetén a jövőben az információkat a jövőben letölti.Az ilyen eszköz használatának megértésének talán a legegyszerűbb módja néhány általános példa vizsgálata.Az eseményjelentés egyfajta funkcionális rekord.A vállalkozások gyakran megkövetelik a személyzetet, hogy töltsön ki egy eseményjelentést, amely pontosan részletezi, hogy mi történt, ha egy alkalmazott vagy ügyfél megsérül a helyiségben, vagy vállalati üzleti tevékenységet folytat.Ezt a funkcionális nyilvántartást csak szükség esetén töltik ki, de kritikus, mert az eseményeket az érintett emberek szavai szerint dokumentálja, és időben zárja be az eseményt.

Egy másik típusú funkcionális rekord az ügyfelek visszajelzési űrlapja.Nem minden ügyfél tölti ki a visszajelzési űrlapot, és az ügyfél általában csak akkor fogja megtenni, ha van valami konkrét mondanivalója a jelenlegi napi szolgáltatásról.A visszacsatolási űrlap funkcionális nyilvántartás, mivel egy egyedi eseményt dokumentál, amely egy meghatározott időben az érintett személy szavaival történt.Gyakran egy társaságnak, hogy a sofőröket minden alkalommal kitölti az utazás részleteivel, amikor a sofőr kiszáll egy vállalati járművet.Ilyen módon, ha egy menedzsernek válaszolnia kell a jármű múltbeli mûveletével kapcsolatos kérdésekre, akkor a járművezető által a felülvizsgálathoz készített egyidejűleg beszámolója van.

A funkcionális nyilvántartások biztosíthatják a vállalkozást a felelősség ellen.Az ügyfeleknek és az alkalmazottaknak gyakran évek óta tartanak peres eljárást egy vállalkozás ellen számos polgári jogsértés miatt.Az események kortárs nyilvántartása nélkül nehéz lenne egy társaságnak bebizonyítani, hogy mi történt pontosan a múltban.