Bản ghi chức năng là gì?

Một bản ghi chức năng, còn được gọi là hồ sơ hoạt động, là một tài liệu bằng văn bản mô tả các hoạt động của COMYYS và các sự kiện xung quanh.Nó ghi lại thông tin cụ thể ở một định dạng cụ thể nhưng không phải là một hồ sơ hành chính.Loại tài liệu này thường được tạo nhất vào hoặc gần thời điểm hoạt động xảy ra và thường được coi là phiên bản đáng tin cậy nhất của các sự kiện vì nó được tạo gần đúng với thông tin mà nó trình bày., báo cáo về các hoạt động của họ cho các nhà đầu tư và các cơ quan chính phủ, và đánh giá hiệu suất trong bối cảnh lịch sử.Nhiều hình thức mà một doanh nghiệp tạo ra để giúp nó lưu giữ hồ sơ là hành chính, chẳng hạn như bảng liên hệ nhân viên.Các biểu mẫu này ghi lại các hoạt động văn phòng tiêu chuẩn và những điều mà các nhà quản lý mong đợi sẽ xảy ra thường xuyên.

Thông thường, các doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin không phải là hành chính hoặc tiêu chuẩn.Thông tin này thường là duy nhất theo thời gian, mặc dù cách ghi lại thông tin có thể đồng đều.Để ghi lại thông tin này, doanh nghiệp sử dụng hồ sơ chức năng hoặc hồ sơ bằng văn bản về những gì đã xảy ra, cho phép doanh nghiệp nộp tài khoản đồng thời và truy xuất thông tin trong tương lai nếu cần. Có nhiều loại hồ sơ chức năng khác nhau.Có lẽ cách dễ nhất để hiểu việc sử dụng loại công cụ này là kiểm tra một vài ví dụ phổ biến.Một báo cáo sự cố là một loại hồ sơ chức năng.Các doanh nghiệp thường yêu cầu nhân viên điền vào báo cáo sự cố chi tiết chính xác những gì đã xảy ra nếu một nhân viên hoặc khách hàng bị thương trong cơ sở hoặc trong khi tham gia vào kinh doanh công ty.Bản ghi chức năng này chỉ được điền khi cần thiết, nhưng nó rất quan trọng vì nó ghi lại các sự kiện theo lời của những người liên quan, gần đúng khi sự kiện xảy ra. Một loại bản ghi chức năng khác là một mẫu phản hồi của khách hàng.Không phải mọi khách hàng sẽ điền vào một mẫu phản hồi và khách hàng thường sẽ chỉ làm như vậy khi anh ta có điều gì đó cụ thể để nói về dịch vụ ngày hiện tại.Mẫu phản hồi là một bản ghi chức năng vì nó ghi lại một sự kiện duy nhất xảy ra vào một thời điểm cụ thể theo lời của người liên quan. Một vé chuyến đi là một bản ghi chức năng được điền thường xuyên hơn.Thông thường, một công ty sẽ có các tài xế của mình điền vào một báo cáo với các chi tiết về chuyến đi mỗi khi một tài xế lấy ra một chiếc xe của công ty.Theo cách này, nếu người quản lý phải trả lời các câu hỏi về hoạt động của phương tiện xảy ra trong quá khứ, anh ta có một tài khoản hoạt động đương thời được điều khiển bởi người lái xe để xem xét.

Hồ sơ chức năng có thể cung cấp cho doanh nghiệp bảo vệ khỏi trách nhiệm pháp lý.Khách hàng và nhân viên thường có nhiều năm để nộp đơn kiện một doanh nghiệp cho một số vi phạm dân sự.Nếu không có một hồ sơ đương thời về các sự kiện, sẽ rất khó để một công ty chứng minh chính xác những gì đã xảy ra trong quá khứ.