Τι είναι το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων;

Ένα σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων είναι ένα σύνολο διαδικασιών που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση όλων των περιουσιακών στοιχείων μιας εταιρείας ή ενός ατόμου.Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία μπορούν να περιλαμβάνουν τόσο φυσικά όσο και ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία.Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων πρέπει να διαχειρίζεται και να διατηρεί τις λεπτομέρειες κάθε περιουσιακού στοιχείου, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής, της συντήρησης, της επιθεώρησης, της προστασίας και της ανανέωσης.Αυτά τα συστήματα είναι πιο χρήσιμα όταν μια εταιρεία έχει περιουσιακά στοιχεία που έχουν σύντομη διάρκεια ζωής και υποτιμούν σε αξία κατά τη διάρκεια της ζωής του περιουσιακού στοιχείου.

Ένα σύστημα μπορεί να είναι ένα φυσικό σύστημα με το οποίο τα περιουσιακά στοιχεία εντοπίζονται με μια σειρά διαδικασιών και τεκμηριωμέναχειροκίνητα.Το σύστημα μπορεί να στεγαστεί σε ένα λογισμικό που παρακολουθεί όλα τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας ηλεκτρονικά.Ένα σύστημα λογισμικού διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων επιτρέπει στην εταιρεία να παρακολουθεί και να αναφέρει όλα τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας από μια τοποθεσία αντί να συγκεντρώνει τις πληροφορίες από πολλαπλές τοποθεσίες.

Ένα σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων διατηρεί ένα αρχείο για κάθε περιουσιακό στοιχείο όπως εισάγεται στο σύστημααπό την εταιρεία.Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων ενδέχεται να διατηρήσει τις πληροφορίες σχετικά με τα χρονοδιαγράμματα υπηρεσιών περιουσιακών στοιχείων, τα αρχεία συντήρησης, την τρέχουσα αξία του περιουσιακού στοιχείου και το πρόγραμμα αντικατάστασης περιουσιακών στοιχείων.Στο πλαίσιο του πακέτου λογισμικού, μπορεί να ρυθμιστούν ορισμένες αναφορές ή ενεργοποιήσεις προκειμένου να συμβάλουν στη διατήρηση της τακτικής συντήρησης και των κύκλων αντικατάστασης.

Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων είναι μόνο τόσο καλή όσο οι πληροφορίες που περιέχονται μέσα σε αυτό.Είναι επιτακτική ανάγκη η εταιρεία να θέσει σε καλές πληροφορίες σχετικά με τα περιουσιακά της στοιχεία στο σύστημα.Αυτές οι πληροφορίες πρέπει επίσης να διατηρούνται τακτικά και να ενημερώνονται με οποιαδήποτε αλλαγή στα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας.Εάν οι πληροφορίες δεν διατηρούνται σωστά, η εταιρεία δεν θα έχει καλή αξία για τα επιχειρηματικά της περιουσιακά στοιχεία στα βιβλία της.

Η διαχείριση των πληροφοριών ψηφιακού περιουσιακού στοιχείου στο σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων θα βοηθήσει την εταιρεία σε περίπτωση ελέγχου ή καταστροφής ή σε ααγωγή.Εάν το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνει όχι μόνο τις πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο υπολογιστή, αλλά και το λογισμικό που είναι εγκατεστημένο σε αυτόν τον υπολογιστή, τότε κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε διαδικασίας ανακάλυψης, θα είναι πολύ πιο εύκολο για την εταιρεία να ανταποκριθεί σε συγκεκριμένα αιτήματα.Σε περίπτωση καταστροφής, όπως μια πυρκαγιά ή ένας συντρίβει υπολογιστής, η εταιρεία θα είναι σε θέση να αντικαταστήσει τον υπολογιστή για έναν συγκεκριμένο εργαζόμενο πολύ πιο γρήγορα με ακριβείς πληροφορίες περιουσιακών στοιχείων.

Η επιλογή μεταξύ φυσικής διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων ή λογισμικούΤο σύστημα είναι αυτό που πρέπει να γίνει από κάθε εταιρεία ή άτομο με περιουσιακά στοιχεία.Γενικά, όσο περισσότερα περιουσιακά στοιχεία πρέπει να διαχειριστούν, τόσο πιο πιθανό είναι να επιλέξετε ένα ψηφιακό σύστημα.Ένα καλό σύστημα διαχείρισης φυσικών περιουσιακών στοιχείων που μπορεί να διατηρηθεί από κάθε τοποθεσία, ωστόσο, μπορεί να αποδειχθεί καλύτερο για ορισμένες εταιρείες.