Τι είναι μια διαρκή αξία;

Κάτι λέγεται ότι έχει διαρκή αξία όταν έχει ιστορική σημασία ή άλλη μορφή αξίας που αναμένεται να διαρκέσει καλά στο μέλλον.Ενώ πολλά καλλιτεχνικά έγγραφα έχουν διαρκή αξία, συμπεριλαμβανομένων των εκφραστικών και λογοτεχνικών έργων των καλλιτεχνών, ο όρος αυτός χρησιμοποιείται συχνά για νομικά και επιχειρηματικά έγγραφα.Οι λόγοι για τη διατήρηση ενός εγγράφου είναι ποικίλοι, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν το έγγραφο που περιέχει πληροφορίες που είναι νέες, επαναστατικές ή αναμένεται να είναι χρήσιμες στο μέλλον.Κατά μέσο όρο, τα έγγραφα με διαρκή αξία είναι μικρότερα από το 5 % όλων των εγγράφων που έγιναν.Οι οργανισμοί που είναι υπεύθυνοι για τα έγγραφα κανονικά δεν καθορίζουν ποια έγγραφα είναι πολύτιμα.Αυτό συνήθως αφήνεται σε αρχειοφύλακες.

Πολλοί τύποι εγγράφων μπορούν να ειπωθούν ότι έχουν διαρκή αξία.Ενώ ο όρος αυτός μπορεί να χρησιμοποιηθεί για λογοτεχνικά έργα και σχέδια, χρησιμοποιείται συχνότερα για επιχειρηματικά και νομικά έγγραφα.Αυτά τα έγγραφα σπάνια επιλέγονται για την αξία τους αμέσως μετά την παραγωγή τους.Μόνο τα έκτακτα έγγραφα αρχειοθετούνται μόνιμα για μεταγενέστερη χρήση και έρευνα.Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να συμβεί αυτό, αλλά συνήθως επειδή τα έγγραφα περιέχουν πληροφορίες που είναι απαραίτητες ή επαναστατικές.Για παράδειγμα, τα νομικά έγγραφα που αναφέρουν λεπτομερώς μια απόφαση δικαστηρίου που άλλαξε δραματικά τον τρόπο με τον οποίο άλλα δικαστήρια βλέπουν το εν λόγω ζήτημα θα θεωρείται ότι έχει διαρκή αξία.Τα νομικά έγγραφα σχετικά με μια κοινή υπόθεση δικαστηρίου δεν θα θεωρούνται ότι έχουν διαρκή αξία.

Πολύ λίγα έγγραφα θεωρούνται ότι έχουν διαρκή αξία, επειδή τα περισσότερα έγγραφα περιγράφουν τα κοινά γεγονότα που, ενώ είναι χρήσιμα για την επιχείρηση ή το γραφείο που κάνουν τα έγγραφα, δεν είναι χρήσιμαστον κόσμο γενικότερα.Κατά μέσο όρο, λιγότερο από το 5 τοις εκατό όλων των εγγράφων που δημιουργήθηκαν θεωρούνται ότι έχουν αρχειακή αξία.Άλλα έγγραφα μπορούν να αρχειοθετούνται από μια επιχείρηση για αρκετά χρόνια, αλλά συνήθως καταστρέφονται όταν δεν είναι πλέον χρήσιμα.Ακόμη και αν η ίδρυση διατηρεί τα έγγραφα μόνιμα αρχειοθετημένα, θεωρούνται μόνο ότι έχουν μόνιμη αξία εάν ένα ίδρυμα αρχειοθέτησης συμφωνεί για την αξία τους.Οι αρχειοφύλακες είναι συνήθως υπεύθυνοι για την εξεύρεση και τον προσδιορισμό των εγγράφων που είναι χρήσιμα για το μέλλον.Μια ομάδα αρχειοφύλακες συνήθως κάνει αυτή την απόφαση μετά την αναθεώρηση των πληροφοριών ενός εγγράφου, το διαρκές αποτέλεσμα και αν το έγγραφο είναι το πρώτο που αναφέρει λεπτομερώς τις πολύτιμες πληροφορίες.Ορισμένα έγγραφα που δεν είναι τα πρώτα που αναφέρουν πολύτιμες πληροφορίες αρχειοθετούνται, αλλά συνήθως δεν θεωρούνται πολύτιμα.