Τι είναι η διαχείριση των εξόδων;

Η διαχείριση των δαπανών είναι μια διαδικασία για την παρακολούθηση των εξόδων των εργαζομένων ή σε περίπτωση αυτοαπασχόλησης, για την προσωπική διαχείριση των εξόδων που συνδέονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα.Η ύπαρξη τέτοιων συστημάτων είναι σημαντική για την κατάλληλη τεκμηρίωση των δαπανών σε καταθέσεις όπως οι φορολογικές δηλώσεις εκτός από τον έλεγχο των εργαζομένων για να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνονται με τις πολιτικές της εταιρείας σχετικά με τα έξοδα.Ορισμένες εταιρείες παράγουν λογισμικό διαχείρισης εξόδων για να βοηθήσουν σε αυτή τη διαδικασία, καθιστώντας ευκολότερη την σωστή παρακολούθηση των δαπανών.Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν μόνο στους υπαλλήλους να το κάνουν με άδεια, όπως όταν ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης στέλνει έναν υπάλληλο στο κατάστημα εφοδιασμού γραφείου για να καλύψει μια συγκεκριμένη ανάγκη.Άλλοι μπορούν να παρέχουν στους υπαλλήλους λογαριασμούς δαπανών, επιτρέποντάς τους να χρησιμοποιούν κεφάλαια για προκαθορισμένους σκοπούς χωρίς να ελέγχουν πρώτα.Και στις δύο περιπτώσεις, η διαχείριση των εξόδων είναι απαραίτητη.

Οι υπάλληλοι υποβάλλουν τεκμηρίωση για όλα τα έξοδα που επιβαρύνουν.Αυτό περιλαμβάνει μια λεπτομερή κατανομή, δείχνοντας πώς ξόδεψαν τα χρήματα και πώς ισχύει για την επιχείρηση.Τα έξοδα μπορούν να περιλαμβάνουν ψυχαγωγία πελατών, τρόφιμα και στέγαση σε επαγγελματικά ταξίδια, ενοικιάσεις αυτοκινήτων, αεροπορικά εισιτήρια και ούτω καθεξής.Η εταιρεία μπορεί να ελέγξει τα έξοδα για να βεβαιωθεί ότι βρίσκονται εντός εύλογων ορίων, όπως η εταιρία ανά επίδομα DIEM για τα γεύματα.Οι άνθρωποι που διεκδικούν υπερβολικά ή ασυνήθιστα έξοδα ενδέχεται να υπόκεινται σε στενό έλεγχο και θα μπορούσαν να έχουν ανακληθεί προνόμια εάν η εταιρεία αισθάνεται ότι τα έξοδά τους είναι καταχρηστικά.

Το λογισμικό μπορεί να διευκολύνει τη διαχείριση των δαπανών.Οι λογιστές ή το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να δημιουργήσουν προφίλ για κάθε υπάλληλο για την παρακολούθηση των δαπανών.Το λογισμικό διευκολύνει την εξέταση της προηγούμενης ιστορίας, την παρακολούθηση των αλλαγών και την απόδοση των δαπανών που σχετίζονται με συγκεκριμένα γεγονότα.Σε περίπτωση ελέγχου, το προσωπικό μπορεί να αξιολογήσει τα προφίλ των εργαζομένων για σημάδια δόλιας δραστηριότητας, όπως οι διπλασιασμένες αποδείξεις, οι ισχυρισμοί των επιχειρηματικών εξόδων όταν οι εργαζόμενοι ήταν σε προσωπικά ταξίδια και ούτω καθεξής.Διατηρήστε το κόστος κάτω και παρακολουθείτε σωστά τα έξοδα για τους φόρους.Αυτά τα έξοδα μπορούν να θεωρηθούν ως φορολογικές εκπτώσεις, εφόσον η τεκμηρίωση διατηρείται σε ετοιμότητα και ταξινομούνται σωστά.Ορισμένες κατηγορίες δαπανών, όπως η ψυχαγωγία, υπόκεινται σε στενό έλεγχο εκ μέρους των φορολογικών αρχών και τα προγράμματα διαχείρισης εξόδων μπορούν να παρέχουν συμβουλές και κόλπα για να μειώσουν την πιθανότητα φορολογικού ελέγχου, όπως τα έξοδα επισήμανσης που φαίνονται δυσανάλογα υψηλά σε σύγκριση με άλλα έξοδαή εισόδημα.