Quản lý chi phí là gì?

Quản lý chi phí là một quá trình để theo dõi chi phí của nhân viên, hoặc trong trường hợp tự làm chủ, để quản lý cá nhân các chi phí liên quan đến việc kinh doanh.Có các hệ thống như vậy là rất quan trọng để ghi lại các chi phí đúng cách cho các hồ sơ như báo cáo thuế ngoài việc kiểm toán nhân viên để đảm bảo rằng họ tuân thủ các chính sách của công ty về chi phí.Một số công ty sản xuất phần mềm quản lý chi phí để hỗ trợ quy trình này, giúp việc theo dõi chi phí chính xác dễ dàng hơn. Trong các công ty ở mọi quy mô, nhân viên có thể phải chịu chi phí thay mặt cho công ty như một phần công việc của họ.Một số công ty chỉ cho phép nhân viên làm điều này với sự cho phép, vì khi một chủ doanh nghiệp nhỏ gửi một nhân viên đến cửa hàng cung cấp văn phòng để đáp ứng một nhu cầu cụ thể.Những người khác có thể cung cấp cho nhân viên các tài khoản chi phí, cho phép họ sử dụng tiền cho các mục đích được đặt trước mà không cần kiểm tra trước.Trong cả hai trường hợp, quản lý chi phí là cần thiết. Nhân viên gửi tài liệu cho tất cả các chi phí họ phải chịu.Điều này bao gồm một sự cố chi tiết, cho thấy cách họ tiêu tiền và cách áp dụng cho doanh nghiệp.Chi phí có thể bao gồm giải trí khách hàng, thực phẩm và nhà ở trong các chuyến đi kinh doanh, cho thuê xe, vé máy bay, v.v.Công ty có thể kiểm toán chi phí để đảm bảo rằng họ nằm trong giới hạn hợp lý, chẳng hạn như các công ty cho mỗi khoản trợ cấp cho bữa ăn.Những người tuyên bố chi phí quá mức hoặc bất thường có thể bị xem xét kỹ lưỡng và có thể bị thu hồi đặc quyền nếu công ty cảm thấy chi phí của họ bị lạm dụng. Phần mềm có thể tạo điều kiện quản lý chi phí.Kế toán hoặc nhân viên nhân sự có thể thiết lập hồ sơ cho mỗi nhân viên để theo dõi chi phí.Phần mềm giúp bạn dễ dàng nhìn lại lịch sử trước, theo dõi các thay đổi và kéo lên các chi tiêu liên quan đến các sự kiện cụ thể.Trong trường hợp kiểm toán, nhân sự có thể đánh giá hồ sơ nhân viên cho các dấu hiệu của hoạt động gian lận, như biên lai nhân đôi, tuyên bố về chi phí kinh doanh khi nhân viên đi trong các chuyến đi cá nhân, v.v.Giữ chi phí giảm và theo dõi chi phí đúng cho thuế.Các chi phí này có thể được coi là khấu trừ thuế, miễn là tài liệu được giữ trong tay và chúng được phân loại đúng.Một số loại chi phí, như giải trí, có thể được xem xét kỹ lưỡng về phía cơ quan thuế và các chương trình quản lý chi phí có thể cung cấp các mẹo và thủ thuật để giảm cơ hội kiểm toán thuế, chẳng hạn như chi phí gắn cờ có vẻ không tương xứng so với các chi phí kháchoặc thu nhập.