Τι είναι η διοίκηση γραφείου;

Η διοίκηση γραφείου είναι η διαδικασία εποπτείας των καθημερινών λειτουργιών ενός γραφείου.Το καθήκον της διοίκησης είναι συνήθως ευθύνη ενός διαχειριστή γραφείου ή ενός διαχειριστή.Ανάλογα με τη γενική λειτουργική δομή του οργανισμού και την πολυπλοκότητα των καθηκόντων που σχετίζονται με τη λειτουργία γενικά, οι ευθύνες του διαχειριστή ή του διαχειριστή μπορεί να επικεντρωθούν σε μερικά βασικά καθήκοντα ή να περιλαμβάνουν τη διαχείριση ενός ευρέος φάσματος λειτουργιών.

Ένα από τα βασικά καθήκοντα που σχετίζονται με τη διοίκηση γραφείων είναι η διαχείριση των εργαζομένων που συνδέονται με το γραφείο.Συνήθως, οι διαχειριστές γραφείων είναι υπεύθυνοι για την εποπτεία του προσωπικού του γραφείου, διασφαλίζοντας ότι κάθε εργαζόμενος έχει απαραίτητους πόρους για την ικανοποίηση των καθηκόντων του.Οι διαχειριστές λειτουργούν επίσης ως αντιμετώπιση προβλημάτων, παρέχοντας υποστήριξη και βοήθεια στους υπαλλήλους όταν προκύπτουν ασυνήθιστες καταστάσεις κατά την ολοκλήρωση μιας καθορισμένης εργασίας.Δεν είναι ασυνήθιστο για τους διαχειριστές να είναι υπεύθυνοι για τη διεξαγωγή περιοδικών αξιολογήσεων των εργαζομένων, συνιστώντας αυξήσεις των αμοιβών ή παρέχοντας στους υπαλλήλους την αποκατάσταση ή τη διασταυρούμενη εκπαίδευση ως μέσο βοήθειας αυτών των εργαζομένων να βελτιώσουν τις σχέσεις τους με τον εργοδότη.

μαζί με τη διαχείριση και την υποστήριξη των εργαζομένων, η διοίκηση γραφείων περιλαμβάνει επίσης τη διασφάλιση ότι το γραφείο έχει πάντα τους πόρους που απαιτούνται για να παραμείνουν παραγωγικοί.Αυτό συνεπάγεται τον συντονισμό των επισκευών σε οποιοδήποτε εξοπλισμό γραφείου που δυσλειτουργεί ή προετοιμάζει και υποβάλλει αιτήματα για νέο εξοπλισμό όταν είναι απαραίτητο.Οι διαχειριστές γραφείων είναι συχνά επιφορτισμένοι με το καθήκον της διαχείρισης της χρήσης προμηθειών γραφείου, όπως χαρτί, εργαλεία γραφής, κορδέλες εκτυπωτή και άλλα αντικείμενα που χρησιμοποιούνται συνεχώς γύρω από το γραφείο.Ο διαχειριστής γραφείου προσπαθεί να διατηρήσει το γραφείο που λειτουργεί μέσα στον προϋπολογισμό του ανά πάσα στιγμή και συχνά έχει κάποια συμβολή στον προγραμματισμό του προϋπολογισμού για επερχόμενες λογιστικές περιόδους.

Ανάλογα με το πεδίο εφαρμογής της διοίκησης γραφείου που εμπλέκεται, ο εργοδότης μπορεί να απαιτεί από τον διαχειριστή να διαθέτει τουλάχιστον δύο χρόνια από ένα διαπιστευμένο εκπαιδευτικό ίδρυμα, με το πτυχίο αυτό σε έναν τομέα που σχετίζεται με τη γενική λειτουργία της επιχείρησης.Με περιβάλλοντα γραφείων που είναι πιο περίπλοκα, ένας διαχειριστής μπορεί να πρέπει να έχει τετραετή πτυχίο σε κατάλληλη πορεία μελέτης.Πολλές εταιρείες προτιμούν να προωθήσουν από μέσα, πράγμα που σημαίνει ότι κάποιος που αρχίζει την απασχόληση σε θέση εισόδου μπορεί τελικά να λάβει την απαραίτητη εκπαίδευση για να γίνει μέρος της διοίκησης γραφείων.Όταν συμβαίνει αυτό, ο εργοδότης συνήθως βοηθά στον υπάλληλο την ευκαιρία να προωθήσει την εκπαίδευσή του, τόσο μέσω της παροχής βοήθειας για την απόκτηση πτυχίου όσο και με κάποιο είδος προγράμματος καθοδήγησης στη δουλειά.