Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là quá trình giám sát các hoạt động hàng ngày của một văn phòng.Nhiệm vụ của quản trị thường là trách nhiệm của một quản trị viên hoặc quản lý văn phòng.Tùy thuộc vào cấu trúc hoạt động chung của tổ chức và sự phức tạp của các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động nói chung, trách nhiệm của người quản lý hoặc quản trị viên có thể tập trung vào một vài nhiệm vụ cốt lõi hoặc liên quan đến việc quản lý một loạt các chức năng.Một trong những nhiệm vụ cốt lõi liên quan đến quản trị văn phòng là quản lý của các nhân viên liên quan đến văn phòng.Thông thường, các quản trị viên văn phòng có trách nhiệm giám sát nhân viên văn phòng, đảm bảo rằng mỗi nhân viên có tài nguyên cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách thành thạo.Quản trị viên cũng hoạt động như những người khắc phục sự cố, cung cấp hỗ trợ và hỗ trợ cho nhân viên khi các tình huống bất thường phát sinh trong khi hoàn thành một nhiệm vụ được giao.Không có gì lạ khi các quản trị viên chịu trách nhiệm thực hiện các đánh giá nhân viên định kỳ, khuyến nghị tăng lương hoặc cung cấp cho nhân viên các biện pháp khắc phục hoặc đào tạo chéo như một phương tiện để hỗ trợ các nhân viên đó cải thiện mối quan hệ của họ với người sử dụng lao động.

Cùng với việc quản lý và hỗ trợ nhân viên, quản trị văn phòng cũng liên quan đến việc đảm bảo rằng văn phòng luôn có các nguồn lực cần thiết để duy trì hiệu quả.Điều này liên quan đến việc phối hợp sửa chữa trên bất kỳ thiết bị văn phòng nào đang bị trục trặc, hoặc chuẩn bị và gửi yêu cầu cho thiết bị mới khi cần thiết.Quản trị viên văn phòng thường bị buộc tội quản lý việc sử dụng các vật tư văn phòng như giấy, dụng cụ viết, ruy băng máy in và các mặt hàng khác được sử dụng liên tục xung quanh văn phòng.Quản trị viên văn phòng cố gắng giữ cho văn phòng hoạt động trong ngân sách được chỉ định của mình mọi lúc và thường có một số đầu vào vào kế hoạch ngân sách cho các giai đoạn kế toán sắp tới.Tùy thuộc vào phạm vi quản trị văn phòng liên quan, một người sử dụng lao động có thể yêu cầu một quản trị viên sở hữu ít nhất hai năm từ một tổ chức giáo dục được công nhận, với bằng cấp đó trong một lĩnh vực liên quan đến chức năng chung của doanh nghiệp.Với môi trường văn phòng phức tạp hơn, một quản trị viên có thể được yêu cầu phải có bằng bốn năm trong một khóa học thích hợp.Nhiều công ty thích quảng bá từ bên trong, điều đó có nghĩa là một người bắt đầu việc làm ở vị trí cấp nhập cảnh cuối cùng có thể được đào tạo cần thiết để trở thành một phần của chính quyền văn phòng.Khi đây là trường hợp, người sử dụng lao động thường hỗ trợ nhân viên có cơ hội tiếp tục giáo dục của mình, cả thông qua việc cung cấp hỗ trợ trong việc lấy bằng và với một số loại chương trình cố vấn trong công việc.