Πώς μπορώ να γίνω ειδικός ελέγχου εγγράφων;

Οι ειδικοί ελέγχου εγγράφων διαχειρίζονται τη συλλογή, την αποθήκευση και την ανάκτηση των εσωτερικών εγγράφων ενός οργανισμού.Απαιτείται τυπικά μια γυμναστική για την απασχόληση σε επίπεδο εισόδου, αλλά μπορεί να χρειαστεί μια ορισμένη ποσότητα εκπαίδευσης κολλεγίων για μια θέση διαχείρισης.Για να γίνετε ειδικός ελέγχου εγγράφων, πρέπει επίσης να έχετε καλές οργανωτικές, υπολογιστές και γραφικές δεξιότητες.Η απασχόληση για αυτό το επάγγελμα μπορεί συνήθως να βρεθεί στους τομείς της υγειονομικής περίθαλψης, της νομικής και της παραγωγής, καθώς και των εκπαιδευτικών και κυβερνητικών θεσμών.Τα τυπικά καθήκοντα για έναν ειδικό ελέγχου εγγράφων περιλαμβάνουν την κατάθεση, τη διανομή και την ανάκτηση τυπωμένων και ηλεκτρονικών εγγράφων.Οι περισσότεροι ειδικοί ξεκινούν αυτή την καριέρα σε θέση εισόδου και αναλαμβάνουν πρόσθετες ευθύνες καθώς οι γνώσεις και οι δεξιότητές τους αυξάνονται.Ορισμένοι εργοδότες ενδέχεται να σας ζητήσουν να ολοκληρώσετε ένα πτυχίο δύο ή τεσσάρων ετών για να εργαστείτε σε θέση διαχείρισης.Άλλοι μπορεί να είναι πρόθυμοι να δεχτούν επαγγελματική πιστοποίηση στη θέση πτυχίου κολλεγίων.Η εξειδικευμένη κατάρτιση και πιστοποίηση διατίθεται από διεθνώς αναγνωρισμένους οργανισμούς, όπως η Επαγγελματική Εταιρεία Διαχείρισης Γνώσης (KMPRO) και η Ένωση Πληροφοριών και Διαχείρισης Εικόνων (AIIM).Γεωπερδικές δεξιότητες για να γίνετε ειδικός ελέγχου εγγράφων.Αυτοί οι επαγγελματίες υποχρεούνται να οργανώνουν και να παρακολουθούν τη χρήση εκατοντάδων εγγράφων σε καθημερινή βάση.Πρέπει να είστε σε θέση να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τόσο τα τυπωμένα όσο και τα ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης για να πετύχετε σε αυτό το επάγγελμα.Εξαιρετικές δεξιότητες πληροφορικής και εξοικείωση με μια ποικιλία εφαρμογών λογισμικού θα χρειαστούν επίσης για αυτή τη δουλειά.Οι θέσεις σε επίπεδο διαχείρισης συνήθως απαιτούν καλές δεξιότητες επικοινωνίας και ηγεσίας μαζί με τη δυνατότητα να εκπαιδεύσουν άλλους εργαζόμενους.Αυτοί οι επαγγελματίες συχνά απασχολούνται στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, της τεχνολογίας και της παραγωγής, καθώς και στον κλάδο των κατασκευών και της τεχνολογίας.Τα κυβερνητικά και εκπαιδευτικά ιδρύματα χρησιμοποιούν επίσης συστήματα ελέγχου εγγράφων, μαζί με τράπεζες και άλλες εταιρείες χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών.Μπορεί να είστε σε θέση να βρείτε εργασία με μια ανεξάρτητη υπηρεσία ελέγχου εγγράφων εάν η παραδοσιακή απασχόληση δεν είναι διαθέσιμη.Ορισμένοι εργοδότες στον βιοϊατρικό ή νομικό τομέα ενδέχεται να απαιτούν εξειδικευμένη κατάρτιση πριν από την απασχόληση. "Αυτοί οι ειδικοί συνήθως ασχολούνται με δραστηριότητες όπως η οργάνωση και η κατάθεση διαφόρων τυπωμένων και ηλεκτρονικών εγγράφων.Βεβαιώνουν ότι η τρέχουσα έκδοση ενός εγγράφου είναι διαθέσιμη και παρακολουθεί την τοποθεσία και τη χρήση του.Αυτοί οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν επίσης σαρωτές για να κάνουν ηλεκτρονικά αντίγραφα των εγγράφων χαρτιού και να δημιουργήσουν συστήματα αρχειοθέτησης για αποθήκευση και ανάκτηση.Οι ειδικοί σε επίπεδο διαχείρισης ενδέχεται να πρέπει να αναπτύξουν και να εφαρμόσουν διαδικασίες και πολιτικές για την ανταλλαγή εγγράφων και τη διεξαγωγή τάξεων κατάρτισης των εργαζομένων.