Bagaimana cara menjadi spesialis kontrol dokumen?

Spesialis kontrol dokumen mengelola pengumpulan, penyimpanan, dan pengambilan dokumen internal organisasi.Pendidikan sekolah menengah biasanya diperlukan untuk pekerjaan entry-level, tetapi sejumlah pelatihan kuliah mungkin diperlukan untuk posisi manajemen.Untuk menjadi spesialis kontrol dokumen, Anda juga harus memiliki keterampilan organisasi, komputer, dan klerikal yang baik.Pekerjaan untuk profesi ini biasanya dapat ditemukan di bidang perawatan kesehatan, hukum, dan manufaktur, serta lembaga pendidikan dan pemerintah.Tugas tipikal untuk spesialis kontrol dokumen termasuk pengarsipan, distribusi, dan pemulihan dokumen cetak dan elektronik.

Untuk menjadi spesialis kontrol dokumen, Anda akan memerlukan diploma sekolah menengah dan pelatihan yang luas di tempat kerja.Sebagian besar spesialis memulai karir ini dalam posisi entry-level dan memikul tanggung jawab tambahan seiring meningkatnya pengetahuan dan keterampilan mereka.Pengusaha tertentu mungkin mengharuskan Anda untuk menyelesaikan gelar dua atau empat tahun untuk bekerja di posisi manajemen.Orang lain mungkin bersedia menerima sertifikasi profesional sebagai pengganti gelar sarjana.Pelatihan dan sertifikasi khusus tersedia dari organisasi yang diakui secara internasional, seperti Masyarakat Profesional Manajemen Pengetahuan (KMPRO) dan Asosiasi untuk Informasi dan Manajemen Gambar (AIIM).Keterampilan klerikal untuk menjadi spesialis kontrol dokumen.Para profesional ini diharuskan untuk mengatur dan melacak penggunaan ratusan dokumen setiap hari.Anda harus mampu membuat dan mengelola sistem pengarsipan yang dicetak dan elektronik untuk berhasil dalam pekerjaan ini.Keterampilan komputer yang sangat baik dan keakraban dengan berbagai aplikasi perangkat lunak juga akan diperlukan untuk pekerjaan ini.Posisi tingkat manajemen biasanya membutuhkan keterampilan komunikasi dan kepemimpinan yang baik bersama dengan kemampuan untuk melatih pekerja lain.

Setelah Anda menjadi spesialis kontrol dokumen, pekerjaan dapat ditemukan dengan sejumlah organisasi yang berbeda.Para profesional ini sering digunakan di bidang perawatan kesehatan, teknologi, dan manufaktur, serta industri konstruksi dan teknologi.Lembaga pemerintah dan pendidikan juga menggunakan sistem kontrol dokumen, bersama dengan bank dan perusahaan jasa keuangan lainnya.Anda mungkin dapat menemukan pekerjaan dengan layanan kontrol dokumen independen jika pekerjaan tradisional tidak tersedia.Pengusaha tertentu di bidang biomedis atau hukum mungkin memerlukan pelatihan khusus sebelum pekerjaan.

Para spesialis ini biasanya terlibat dalam kegiatan seperti mengatur dan mengajukan berbagai dokumen cetak dan elektronik.Mereka memastikan bahwa versi dokumen saat ini tersedia dan melacak lokasinya dan digunakan.Para profesional ini juga menggunakan pemindai untuk membuat salinan elektronik dari dokumen kertas dan membuat sistem pengarsipan untuk penyimpanan dan pengambilan.Spesialis tingkat manajemen mungkin diminta untuk mengembangkan dan mengimplementasikan prosedur dan kebijakan untuk berbagi dokumen dan melakukan kelas pelatihan karyawan.