Làm thế nào để tôi trở thành một chuyên gia kiểm soát tài liệu?

Các chuyên gia kiểm soát tài liệu quản lý việc thu thập, lưu trữ và truy xuất các tài liệu nội bộ của tổ chức.Một nền giáo dục trung học thường được yêu cầu cho việc làm cấp nhập cảnh, nhưng một số lượng đào tạo đại học nhất định có thể cần thiết cho một vị trí quản lý.Để trở thành một chuyên gia kiểm soát tài liệu, bạn cũng phải sở hữu các kỹ năng tổ chức, máy tính và văn thư tốt.Việc làm cho nghề này thường có thể được tìm thấy trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, pháp lý và sản xuất, cũng như các tổ chức giáo dục và chính phủ.Các nhiệm vụ điển hình cho một chuyên gia kiểm soát tài liệu bao gồm nộp đơn, phân phối và thu hồi các tài liệu in và điện tử. Để trở thành chuyên gia kiểm soát tài liệu, bạn sẽ cần một bằng tốt nghiệp trung học và đào tạo tại chỗ.Hầu hết các chuyên gia bắt đầu sự nghiệp này ở vị trí cấp nhập cảnh và đảm nhận trách nhiệm bổ sung khi kiến thức và kỹ năng của họ tăng lên.Một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn hoàn thành bằng cấp hai hoặc bốn năm để làm việc ở vị trí quản lý.Những người khác có thể sẵn sàng chấp nhận chứng nhận chuyên nghiệp thay cho bằng đại học.Đào tạo và chứng nhận chuyên ngành có sẵn từ các tổ chức được quốc tế công nhận, chẳng hạn như Hiệp hội chuyên nghiệp quản lý tri thức (KMPRO) và Hiệp hội quản lý thông tin và hình ảnh (AIIM). Ngoài giáo dục chính thức của bạn, bạn cũng phải có tổ chức rất tốt vàKỹ năng giáo sĩ để trở thành một chuyên gia kiểm soát tài liệu.Các chuyên gia này được yêu cầu tổ chức và theo dõi việc sử dụng hàng trăm tài liệu hàng ngày.Bạn phải có khả năng tạo và quản lý cả hệ thống nộp đơn in và điện tử để thành công trong nghề nghiệp này.Kỹ năng máy tính tuyệt vời và sự quen thuộc với nhiều ứng dụng phần mềm cũng sẽ cần thiết cho công việc này.Các vị trí cấp quản lý thường yêu cầu kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo tốt cùng với khả năng đào tạo người lao động khác. Sau khi bạn trở thành chuyên gia kiểm soát tài liệu, việc làm có thể được tìm thấy với một số tổ chức khác nhau.Các chuyên gia này thường được tuyển dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, công nghệ và sản xuất, cũng như ngành công nghiệp xây dựng và công nghệ.Các tổ chức chính phủ và giáo dục cũng sử dụng các hệ thống kiểm soát tài liệu, cùng với các ngân hàng và các công ty dịch vụ tài chính khác.Bạn có thể tìm được công việc với một dịch vụ kiểm soát tài liệu độc lập nếu việc làm truyền thống không có sẵn.Một số nhà tuyển dụng trong lĩnh vực y sinh hoặc pháp lý có thể yêu cầu đào tạo chuyên ngành trước khi làm việc. Các chuyên gia này thường tham gia vào các hoạt động như tổ chức và nộp các tài liệu in và điện tử khác nhau.Họ chắc chắn rằng phiên bản hiện tại của tài liệu có sẵn và theo dõi vị trí và sử dụng của nó.Các chuyên gia này cũng sử dụng máy quét để tạo các bản sao điện tử của các tài liệu giấy và tạo hệ thống nộp đơn để lưu trữ và truy xuất.Các chuyên gia cấp quản lý có thể được yêu cầu phát triển và thực hiện các quy trình và chính sách để chia sẻ tài liệu và thực hiện các lớp đào tạo nhân viên.