Τι κάνει ένας δείκτης εγγράφων;

Είναι η δουλειά ενός δείκτη εγγράφων να ταξινομήσει και να ταξινομήσει τα έγγραφα, ώστε να μπορούν εύκολα να ανακτηθούν για μεταγενέστερη προβολή.Αυτά τα άτομα μπορούν να εργαστούν σε ποικίλες ρυθμίσεις, συμπεριλαμβανομένων κυβερνητικών οργανισμών, νοσοκομείων και πανεπιστημίων.Η εκτέλεση αυτής της εργασίας συνήθως απαιτεί ένα άτομο που είναι εξαιρετικά οργανωμένο και ικανό να εργάζεται ανεξάρτητα.Σε γενικές γραμμές, τα καθήκοντα εργασίας ενός δείκτη εγγράφων περιλαμβάνουν τη διαλογή νέων εγγράφων, την ανάκτηση υφιστάμενων εγγράφων, την κατάργηση των μη απαραίτητων εγγράφων, την απάντηση σε έρευνες και την εκτέλεση διαφόρων καθηκόντων γραφείου.

Ένα από τα σημαντικότερα καθήκοντα ενός δείκτη εγγράφων είναι η ταξινόμηση μέσω νέων εγγράφων και η τοποθέτησή τους στις κατάλληλες θέσεις τους.Για παράδειγμα, εάν εργάζεται σε ένα πανεπιστήμιο, ένας δείκτης εγγράφων μπορεί να ταξινομήσει τα αρχεία των σπουδαστών και να τα ταξινομήσει αλφαβητικά.Εάν εργάζεται σε δικαστήριο, μπορεί να διευθετήσει ποινικά μητρώα.Αυτή η πρακτική απαιτεί από ένα άτομο να ακολουθεί τις κατευθυντήριες γραμμές στο χώρο εργασίας και να διατηρήσει την ακρίβεια.Ένα έγγραφο που τοποθετείται σε μια λανθασμένη περιοχή θα μπορούσε να δημιουργήσει μελλοντικά προβλήματα.

Η ανάκτηση υφιστάμενων εγγράφων διαδραματίζει επίσης σημαντικό ρόλο σε αυτή τη θέση.Κάθε φορά που ένα άτομο πρέπει να δει ένα έγγραφο, είναι ευθύνη ενός δείκτη εγγράφων να το αποκτήσει γρήγορα.Στην περίπτωση ενός πανεπιστημίου, ίσως χρειαστεί να ανακτήσει τα αρχεία ενός μαθητή για να καθορίσει ποιες τάξεις πρέπει να ληφθούν το επόμενο εξάμηνο.Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό για έναν δείκτη εγγράφων να οργανωθεί και να ταξινομήσει σωστά όλα τα έγγραφα.Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την απαλλαγή από έγγραφα που έχουν λήξει που δεν είναι πλέον σημαντικά.Ένα παράδειγμα θα ήταν η απομάκρυνση των αρχείων των σπουδαστών μετά την αποφοίτησή του ο μαθητής.Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτά τα αρχεία θα μεταφερθούν σε ξεχωριστό κάδο.Σε άλλα, ένας δείκτης εγγράφων θα τα καταστρέψει σύμφωνα με το πρωτόκολλο της εταιρείας.

μαζί με αυτό, θα πρέπει συχνά να απαντήσει σε έρευνες σχετικά με ορισμένα έγγραφα.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ερωτήσεις από το κοινό, τους συναδέλφους ή τους επόπτες.Όταν συμβεί αυτό, ένας δείκτης εγγράφων πρέπει να εντοπίσει το σωστό έγγραφο και να παράσχει απαντήσεις.Αυτή η πτυχή της εργασίας απαιτεί από ένα άτομο να έχει κάποιες διαπροσωπικές δεξιότητες.Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να απαντήσει σε τηλεφωνήματα, να στείλει φαξ ή να φέρει ταχυδρομείο στα κατάλληλα άτομα.Εάν ο χώρος εργασίας είναι πιο απασχολημένος από το συνηθισμένο, μπορεί να χρειαστεί να βοηθήσει τον γραμματέα ή άλλα τμήματα.Κατά συνέπεια, πρέπει να είναι ευπροσάρμοστος και ικανός να αυτοσχεδιάσει όταν είναι απαραίτητο.