Mit csinál egy dokumentum -indexelő?
A dokumentum -indexelő feladata a dokumentumok átadása és osztályozása, hogy azok később megtekinthessék őket.Ezek az egyének különféle környezetben dolgozhatnak, ideértve a kormányzati ügynökségeket, a kórházakat és az egyetemeket is.Ennek a munkának a megfelelő végrehajtása általában olyan személyre van szükség, aki rendkívül szervezett és képes önállóan dolgozni.Általánosságban elmondható, hogy a dokumentum -indexelő munkaköri feladatai tartalmazzák az új dokumentumok rendezését, a meglévő dokumentumok lekérését, a szükségtelen dokumentumok eltávolítását, a vizsgálatokra való válaszadást és a különféle irodai feladatok elvégzését.
A dokumentum -indexelő egyik legfontosabb feladata az új dokumentumok rendezése és a megfelelő helyükre helyezés.Például, ha egyetemen dolgozik, egy dokumentum -indexelő osztályozhatja a hallgatói nyilvántartásokat, és ábécé szerint rendezheti azokat.Ha bírósági házban dolgozik, akkor a bűnügyi nyilvántartást rendezheti.Ez a gyakorlat megköveteli az egyén számára, hogy kövesse a munkahelyi irányelveket és fenntartsa a pontosságot.A helytelen területen elhelyezett dokumentum jövőbeli problémákat vethet fel.
A meglévő dokumentumok lekérése szintén nagy szerepet játszik ebben a pozícióban.Ha egy személynek meg kell néznie egy dokumentumot, a dokumentum indexelő felelőssége, hogy gyorsan megszerezze.Egyetem esetében előfordulhat, hogy be kell szereznie a hallgatói fájlokat annak meghatározására, hogy mely osztályokat kell vinni a következő félévben.Ezért olyan fontos, hogy a dokumentum indexelője megszervezze és minden dokumentumot helyesen osztályozzon.Ez általában magában foglalja a lejárt dokumentumok megszabadulását, amelyek már nem relevánsak.Példa erre a hallgatói nyilvántartások eltávolítása a hallgató diploma megszerzése után.Bizonyos esetekben ezeket a fájlokat külön tartályba szállítják.Másokban egy dokumentum -indexelő elpusztítja őket a vállalati protokoll szerint.Ez magában foglalhatja a nyilvánosság, a munkatársak vagy a felügyelők kérdéseit.Amikor ez megtörténik, a dokumentum -indexelőnek meg kell találnia a helyes dokumentumot, és válaszokat kell megadnia.A munka ezen aspektusának megköveteli az egyén számára, hogy legyen valamilyen interperszonális készség.
Ezen felül a dokumentum -indexelő felelős a különféle irodai feladatok elvégzéséért.Például lehet, hogy válaszolnia kell a telefonhívásokra, faxokat kell küldenie, vagy levelet kell hoznia a megfelelő egyéneknek.Ha a munkahely a szokásosnál forgalmasabb, akkor előfordulhat, hogy segítenie kell a titkárt vagy más osztályokat.Következésképpen sokoldalúnak kell lennie és képesnek kell lennie arra, hogy szükség esetén improvizáljon.