Trình lập chỉ mục tài liệu làm gì?

Đây là công việc của một người lập chỉ mục tài liệu để sắp xếp và phân loại các tài liệu để chúng có thể dễ dàng truy xuất để xem sau này.Những cá nhân này có thể làm việc trong nhiều môi trường khác nhau, bao gồm các cơ quan chính phủ, bệnh viện và trường đại học.Thực hiện tốt công việc này thường đòi hỏi một người cực kỳ có tổ chức và có thể làm việc độc lập.Nói chung, nhiệm vụ công việc của người lập chỉ mục tài liệu bao gồm sắp xếp các tài liệu mới, truy xuất các tài liệu hiện có, xóa các tài liệu không cần thiết, trả lời các câu hỏi và thực hiện các nhiệm vụ văn thư khác nhau.Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người lập chỉ mục tài liệu là sắp xếp thông qua các tài liệu mới và đặt chúng vào vị trí thích hợp của chúng.Ví dụ, nếu anh ta đang làm việc tại một trường đại học, một người lập chỉ mục tài liệu có thể phân loại hồ sơ sinh viên và sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái.Nếu anh ta đang làm việc trong một tòa án, anh ta có thể sắp xếp hồ sơ tội phạm.Thực tiễn này đòi hỏi một cá nhân phải tuân theo các hướng dẫn tại nơi làm việc và duy trì độ chính xác.Một tài liệu được đặt trong một khu vực không chính xác có thể đặt ra các vấn đề trong tương lai. Truy xuất các tài liệu hiện tại cũng đóng một vai trò lớn ở vị trí này.Bất cứ khi nào một người cần xem tài liệu, trách nhiệm của một người lập chỉ mục tài liệu để nhanh chóng có được nó.Trong trường hợp của một trường đại học, anh ta có thể cần phải truy xuất một tập tin sinh viên để xác định lớp học nào cần được tham gia vào học kỳ sau.Đây là lý do tại sao nó rất quan trọng đối với một người lập chỉ mục tài liệu được tổ chức và phân loại tất cả các tài liệu một cách chính xác. Để ngăn chặn sự lộn xộn và duy trì trật tự, loại bỏ các tài liệu không cần thiết là một nhiệm vụ công việc khác.Điều này thường liên quan đến việc loại bỏ các tài liệu đã hết hạn không còn liên quan.Một ví dụ sẽ là xóa hồ sơ của sinh viên sau khi sinh viên tốt nghiệp.Trong một số trường hợp, các tệp này sẽ được chuyển sang một thùng riêng.Ở những người khác, một người lập chỉ mục tài liệu sẽ phá hủy chúng theo giao thức của công ty.

cùng với điều này, anh ta thường sẽ được yêu cầu trả lời các câu hỏi liên quan đến một số tài liệu.Điều này có thể liên quan đến các câu hỏi từ công chúng, đồng nghiệp hoặc giám sát viên.Khi điều này xảy ra, một người lập chỉ mục tài liệu phải xác định vị trí tài liệu chính xác và cung cấp câu trả lời.Khía cạnh này của công việc đòi hỏi một cá nhân phải có một số kỹ năng giữa các cá nhân. Ngoài ra, một người lập chỉ mục tài liệu cũng sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ văn thư khác nhau.Ví dụ, anh ta có thể phải trả lời các cuộc gọi điện thoại, gửi fax hoặc mang thư cho các cá nhân thích hợp.Nếu nơi làm việc bận rộn hơn bình thường, anh ta có thể cần hỗ trợ thư ký hoặc các bộ phận khác.Do đó, anh ta phải linh hoạt và có thể ứng biến khi cần thiết.