Ano ang ginagawa ng isang index ng dokumento?

Ang trabaho nito ng isang index ng dokumento upang pag -uri -uriin at pag -uri -uriin ang mga dokumento upang madali silang makuha para sa paglaon sa paglaon.Ang mga indibidwal na ito ay maaaring gumana sa iba't ibang mga setting, kabilang ang mga ahensya ng gobyerno, ospital at unibersidad.Ang pagsasagawa ng trabahong ito nang maayos ay karaniwang nangangailangan ng isang tao na lubos na naayos at makapagtrabaho nang nakapag -iisa.Sa pangkalahatan, ang mga tungkulin sa trabaho ng isang index ng dokumento ay nagsasama ng pag -uuri ng mga bagong dokumento, pagkuha ng mga umiiral na dokumento, pag -alis ng mga hindi kinakailangang dokumento, pagtugon sa mga katanungan at pagsasagawa ng iba't ibang mga tungkulin sa clerical.

Ang isa sa pinakamahalagang tungkulin ng isang index ng dokumento ay ang pag -uuri sa pamamagitan ng mga bagong dokumento at paglalagay ng mga ito sa kanilang tamang lugar.Halimbawa, kung nagtatrabaho siya sa isang unibersidad, maaaring maiuri ng isang index ng dokumento ang mga tala ng mag -aaral at ayusin ang mga ito ayon sa alpabeto.Kung nagtatrabaho siya sa isang courthouse, maaaring pag -uri -uriin niya ang mga tala sa kriminal.Ang pagsasanay na ito ay nangangailangan ng isang indibidwal na sundin ang mga alituntunin sa lugar ng trabaho at mapanatili ang kawastuhan.Ang isang dokumento na inilagay sa isang hindi tamang lugar ay maaaring magdulot ng mga problema sa hinaharap.

Ang pagkuha ng mga umiiral na dokumento ay gumaganap din ng malaking papel sa posisyon na ito.Sa tuwing kailangang tingnan ng isang tao ang isang dokumento, ang responsibilidad ng isang index ng dokumento upang mabilis na makuha ito.Sa kaso ng isang unibersidad, maaaring kailanganin niyang makuha ang mga mag -aaral ng mga mag -aaral upang matukoy kung aling mga klase ang kailangang gawin sa sumusunod na semestre.Ito ang dahilan kung bakit napakahalaga nito para sa isang index ng dokumento na maayos at maiuri nang tama ang lahat ng mga dokumento.Ito ay karaniwang nagsasangkot sa pag -alis ng mga nag -expire na mga dokumento na hindi na nauugnay.Ang isang halimbawa ay ang pag -aalis ng mga tala ng mag -aaral matapos na makapagtapos ang mag -aaral.Sa ilang mga kaso, ang mga file na ito ay ililipat sa isang hiwalay na basurahan.Sa iba, ang isang index ng dokumento ay sisirain sila ayon sa protocol ng kumpanya.Maaari itong kasangkot sa mga katanungan mula sa publiko, katrabaho o superbisor.Kapag nangyari ito, dapat hanapin ng isang index ng dokumento ang tamang dokumento at magbigay ng mga sagot.Ang aspetong ito ng trabaho ay nangangailangan ng isang indibidwal na magkaroon ng ilang mga kasanayan sa interpersonal.Halimbawa, maaaring kailanganin niyang sagutin ang mga tawag sa telepono, magpadala ng mga fax o magdala ng mail sa mga naaangkop na indibidwal.Kung ang lugar ng trabaho ay mas masigasig kaysa sa dati, maaaring kailanganin niyang tulungan ang kalihim o iba pang mga kagawaran.Dahil dito, dapat siyang maging maraming nalalaman at magagawang mag -improvise kung kinakailangan.