Apa yang dilakukan pengindeks dokumen?

Ini tugas pengindeks dokumen untuk memilah -milah dan mengklasifikasikan dokumen sehingga mereka dapat dengan mudah diambil untuk dilihat nanti.Orang -orang ini dapat bekerja di berbagai pengaturan, termasuk lembaga pemerintah, rumah sakit dan universitas.Melakukan pekerjaan ini dengan baik biasanya membutuhkan orang yang sangat terorganisir dan mampu bekerja secara mandiri.Secara umum, tugas pekerjaan pengindeks dokumen termasuk menyortir dokumen baru, mengambil dokumen yang ada, menghapus dokumen yang tidak dibutuhkan, menanggapi pertanyaan dan melakukan berbagai tugas klerikal.

Salah satu tugas terpenting dari pengindeks dokumen adalah memilah -milah dokumen baru dan menempatkannya di tempat yang tepat.Misalnya, jika dia bekerja di universitas, seorang pengindeks dokumen dapat mengklasifikasikan catatan siswa dan mengurutkannya secara abjad.Jika dia bekerja di gedung pengadilan, dia mungkin memilah catatan kriminal.Praktik ini mengharuskan seseorang untuk mengikuti pedoman tempat kerja dan mempertahankan akurasi.Dokumen yang ditempatkan di area yang salah dapat menimbulkan masalah di masa depan.

Mengambil dokumen yang ada juga memainkan peran besar dalam posisi ini.Setiap kali seseorang perlu melihat dokumen, itu adalah tanggung jawab pengindeks dokumen untuk dengan cepat mendapatkannya.Dalam kasus universitas, ia mungkin perlu mengambil file siswa untuk menentukan kelas mana yang perlu diambil semester berikut.Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi pengindeks dokumen untuk diatur dan mengklasifikasikan semua dokumen dengan benar.

untuk mencegah kekacauan dan menjaga ketertiban, menghapus dokumen yang tidak dibutuhkan adalah tugas pekerjaan lain.Ini biasanya melibatkan menyingkirkan dokumen kedaluwarsa yang tidak lagi relevan.Contohnya adalah menghapus catatan siswa setelah siswa lulus.Dalam beberapa kasus, file -file ini akan ditransfer ke tempat sampah yang terpisah.Dalam yang lain, seorang pengindeks dokumen akan menghancurkannya sesuai dengan protokol perusahaan.

Bersamaan dengan ini, ia akan sering diminta untuk menanggapi pertanyaan tentang dokumen tertentu.Ini dapat melibatkan pertanyaan dari publik, rekan kerja atau pengawas.Ketika ini terjadi, pengindeks dokumen harus menemukan dokumen yang benar dan memberikan jawaban.Aspek pekerjaan ini mengharuskan seseorang untuk memiliki beberapa keterampilan interpersonal.

Selain itu, seorang pengindeks dokumen juga akan bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas klerikal.Misalnya, ia mungkin harus menjawab panggilan telepon, mengirimkan faks atau membawa surat ke individu yang sesuai.Jika tempat kerja lebih sibuk dari biasanya, ia mungkin perlu membantu sekretaris atau departemen lain.Akibatnya, ia harus serba guna dan mampu berimprovisasi jika perlu.