Τι κάνει ένας γενικός υπάλληλος γραφείου;

Τα ακριβή καθήκοντα ενός γενικού υπαλλήλου γραφείου ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο της εταιρείας.Γενικά, όμως, πολλοί γενικοί υπάλληλοι γραφείων απαντούν στο τηλέφωνο και κάνουν κατάθεση.Μπορούν επίσης να απαντήσουν στους πελάτες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου ή τυπωμένης επιστολής.Βασικά, οι γενικοί υπάλληλοι ολοκληρώνουν πολλά διαφορετικά καθήκοντα, όπως απαιτείται για να διευκολύνουν τη γραφειοκρατία ή την εργασία στον υπολογιστή μέσα σε ένα περιβάλλον γραφείου.Πολλοί γενικοί υπάλληλοι γραφείων κατέχουν θέσεις εισόδου σε επίπεδο.

Μερικοί υπάλληλοι γραφείου εκτελούν πράγματα που περιλαμβάνουν τον καφέ για συναντήσεις.Μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση των προμηθειών γραφείου καλά εξοπλισμένα.Ένας γενικός υπάλληλος γραφείου μπορεί να στείλει φαξ, να κάνει φωτοτυπίες ή να αντιμετωπίσει εταιρικές προσκλήσεις σε πελάτες.Ανάλογα με τις ανάγκες των τμημάτων, οι γενικοί υπάλληλοι μπορούν να κάνουν κάποιες εργασίες ή καταχώριση δεδομένων ή καταχώρηση δεδομένων.Μερικοί υπάλληλοι προετοιμάζουν γράμματα ή αποστολές σε πελάτες.

Οι τύποι των καθηκόντων που κάνουν οι γενικοί υπάλληλοι γραφείου θα μπορούσαν να αλλάξουν εποχικά ή ακόμα και καθημερινά ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας.Παρόλο που οι γενικές θέσεις εργασίας γραφείου τείνουν να είναι entry-level, υπάρχουν κάποιες ανώτερες θέσεις στις οποίες οι υπάλληλοι μπορούν να γράψουν αναφορές ή να εκτελούν εργασίες ανάλυσης επιχειρήσεων.Οι γενικοί υπάλληλοι κάθε επιπέδου πρέπει να είναι σε θέση να εργάζονται καλά με άλλους ανθρώπους και να είναι σε θέση να χωρέσουν εύκολα στην κουλτούρα γραφείων.Η εργασία με ακρίβεια είναι σημαντική, ώστε τα αρχεία να τοποθετούνται στη σωστή θέση.Η συμπλήρωση πληροφοριών σχετικά με πολλά διαφορετικά καθήκοντα ή έργα είναι μερικές φορές απαραίτητη για έναν γενικό υπάλληλο.

Τα καθήκοντα ενός γενικού γραφείου σε μια μικρή επιχείρηση μπορεί να διαφέρουν σημαντικά από εκείνους κάποιου με την ίδια θέση σε ένα εταιρικό περιβάλλον.Για παράδειγμα, σε πολύ μικρές επιχειρήσεις, ένας γενικός υπάλληλος μπορεί να τρέξει περισσότερα πράγματα, όπως επιστολές αλληλογραφίας και να παραλαμβάνει ταχυδρομείο καθώς και να το ανοίξει.Αυτός ο τύπος υπάλληλου είναι επίσης πιο πιθανό να είναι υπεύθυνος για τα ίδια καθήκοντα κάθε μέρα, όπως η απάντηση στο τηλέφωνο και η αναμονή στους πελάτες.Οι υπάλληλοι ταχυδρομικών και φαρμακείων πρέπει συχνά να λαμβάνουν κάποια κατάρτιση προϊόντων.

Η διόρθωση είναι μια εργασία εργασίας που ένας γενικός υπάλληλος μπορεί να κάνει σε ορισμένα γραφεία, διότι μπορεί να είναι επωφελές να έχουν ένα άλλο ζευγάρι μάτια να διορθώσουν ένα σημαντικό έγγραφο ή επικοινωνία πελατών πριν αποσταλεί.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας γενικός υπάλληλος γραφείου μπορεί να καταγράψει τα πρακτικά στις συναντήσεις, αν και συνήθως οι γραμματείς ή οι διοικητικοί βοηθοί το κάνουν αυτό.Το να κάνεις καλά σε μια γενική εργασία γραφείου μπορεί να οδηγήσει στον υπάλληλο που προωθείται σε έναν ρεσεψιονίστ ή διοικητικό βοηθό.