Một nhân viên văn phòng chung làm gì?

Nhiệm vụ chính xác của một nhân viên văn phòng nói chung khác nhau rất nhiều tùy thuộc vào quy mô và loại hình của công ty.Nói chung, nhiều nhân viên văn phòng nói chung trả lời điện thoại và nộp đơn.Họ cũng có thể trả lời khách hàng qua email, điện thoại hoặc thư in.Về cơ bản, các thư ký chung hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau khi cần thiết để giúp tạo điều kiện cho giấy tờ hoặc công việc máy tính trong môi trường văn phòng.Nhiều nhân viên văn phòng chung giữ các vị trí cấp nhập cảnh. Một số nhân viên văn phòng chạy việc vặt bao gồm lấy cà phê cho các cuộc họp.Họ có thể chịu trách nhiệm giữ nguồn cung cấp văn phòng được dự trữ tốt.Một nhân viên văn phòng chung có thể gửi fax, thực hiện bản sao hoặc giải quyết lời mời của công ty cho khách hàng.Tùy thuộc vào nhu cầu của bộ phận, các thư ký chung có thể thực hiện một số nhiệm vụ kế toán hoặc nhập dữ liệu.Một số nhân viên chuẩn bị thư hoặc thư cho khách hàng.Các loại nhiệm vụ của Thư ký Văn phòng Tổng hợp có thể thay đổi theo mùa hoặc thậm chí hàng ngày tùy thuộc vào nhu cầu của công ty.Mặc dù các công việc của Thư ký Văn phòng có xu hướng là cấp nhập cảnh, nhưng có một số vị trí cao cấp trong đó các nhân viên có thể viết báo cáo hoặc thực hiện các nhiệm vụ phân tích kinh doanh.Các thư ký chung của mọi cấp độ phải có khả năng làm việc tốt với người khác và có thể dễ dàng phù hợp với văn hóa văn phòng.Làm việc chính xác là quan trọng nên các tập tin được đặt đúng nơi.Việc điền thông tin về nhiều nhiệm vụ hoặc dự án khác nhau đôi khi là cần thiết cho một nhân viên chung.

Nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng chung trong một doanh nghiệp nhỏ có thể khác rất nhiều so với những người có cùng vị trí trong môi trường công ty.Chẳng hạn, trong các doanh nghiệp rất nhỏ, một nhân viên bán hàng có thể chạy nhiều việc vặt hơn như thư gửi thư và nhận thư cũng như mở nó.Kiểu thư ký này cũng có nhiều khả năng chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ tương tự mỗi ngày, chẳng hạn như trả lời điện thoại và chờ đợi khách hàng.Thư ký bưu chính và dược phẩm thường phải được đào tạo một số sản phẩm. Việc đọc lại là một nhiệm vụ công việc mà một nhân viên chung có thể làm trong một số văn phòng vì có thể có lợi khi có một cặp mắt khác được đọc một tài liệu quan trọng hoặc giao tiếp khách hàng trước khi gửi.Trong một số trường hợp, một nhân viên văn phòng chung có thể ghi lại biên bản tại các cuộc họp, mặc dù thường là thư ký hoặc trợ lý hành chính làm điều này.Làm tốt tại một công việc nhân viên văn phòng chung có thể dẫn đến việc nhân viên văn thư được thăng chức thành nhân viên tiếp tân hoặc trợ lý hành chính.