Τι κάνει ένας διαχειριστής διαδικασιών;

Ένας διαχειριστής διαδικασίας βρίσκεται συνήθως στον κλάδο της κατασκευής ή της τεχνολογίας των πληροφοριών.Αυτός ή αυτή είναι υπεύθυνος για το σχεδιασμό, την αναθεώρηση, τη διοίκηση και την απόδοση μιας συγκεκριμένης διαδικασίας.Το έργο ενός διαχειριστή διαδικασιών μπορεί να χωριστεί σε τρεις πρωταρχικούς τομείς: τεκμηρίωση, μέτρηση και επιχειρησιακή βελτίωση.Η διαχείριση των διαδικασιών περιλαμβάνει συχνά την ανασυγκρότηση ή τον επανασχεδιασμό ενός έργου.

Ο διαχειριστής διαδικασίας είναι συνήθως υπεύθυνος για μια ολόκληρη διαδικασία παραγωγής ή ροή εργασίας.Οι εποπτείες των εργαζομένων, η διαχείριση εξοπλισμού και οι εργασίες ανθρώπινου δυναμικού αποτελούν συχνά μέρος των ευθυνών ενός διαχειριστή διαδικασιών.Σε ορισμένες εταιρείες, ο διαχειριστής διαδικασιών εκπληρώνει επίσης το ρόλο του διαχειριστή γραμμής.

Η τεκμηρίωση της διαδικασίας χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός εγχειριδίου των πραγματικών βημάτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας.Αυτό το εγχειρίδιο χρησιμοποιείται από τους υπαλλήλους και τους διαχειριστές ως μέρος των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.Η τεκμηρίωση πρέπει να ενημερώνεται κάθε φορά που χρησιμοποιείται νέος εξοπλισμός ή πραγματοποιούνται αλλαγές στη λειτουργία.Με πολλούς τρόπους, η τεκμηρίωση της διαδικασίας είναι παρόμοια με την ανάπτυξη συνταγής ή βιβλίου μαγειρικής.Στην ιδανική περίπτωση, η τεκμηρίωση πρέπει να γραφτεί έτσι ώστε ο καθένας να μπορεί να κατανοήσει γρήγορα και εύκολα τη βασική διαδικασία.

Η συλλογή δεδομένων είναι ένα μεγάλο μέρος του τι κάνει ένας διαχειριστής διαδικασίας.Αυτός ή αυτή είναι συχνά υπεύθυνος για την καταγραφή του απαραίτητου χρόνου για να ολοκληρωθεί κάθε βήμα μιας διαδικασίας.Αυτές οι μετρήσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας και την επίδραση οποιωνδήποτε αλλαγών στη διαδικασία.Υπάρχουν πολλοί τρόποι συλλογής αυτών των δεδομένων, ανάλογα με τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση της διαδικασίας.Για παράδειγμα, μια ναυτιλιακή εταιρεία μπορεί να συλλέξει δεδομένα σχετικά με το χρόνο που απαιτείται για την μετακίνηση πακέτων από την αποβάθρα φόρτωσης στα μεμονωμένα φορτηγά μέσω σαρωτών γραμμωτού κώδικα ή συναφή εργαλεία.

Ο διαχειριστής διαδικασίας είναι υπεύθυνος για την αναθεώρηση των δεδομένων και την εφαρμογή των απαραίτητων αλλαγών.Χρησιμοποιεί τις πληροφορίες για να σχεδιάσει αλλαγές στις τρέχουσες διαδικασίες και να παρέχει μια πρόβλεψη του αναμενόμενου αποτελέσματος.Μόλις εφαρμοστούν οι αλλαγές, τα αποτελέσματα εξετάζονται και συγκρίνονται με τα αναμενόμενα αποτελέσματα.Οι θετικές ή αρνητικές διακυμάνσεις αναλύονται και γίνονται περαιτέρω προσαρμογές.Αυτός ο τύπος εργασίας συνεχίζεται, διότι συνεχώς αναπτύσσονται νέα τεχνολογία και μέθοδοι.

Για να γίνει διαχειριστής διαδικασιών, απαιτείται μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση στη διοίκηση επιχειρήσεων ή στην τεχνολογία των πληροφοριών.Σε πολλές περιπτώσεις, απαιτούνται πρόσθετα μαθήματα στατιστικών στοιχείων, θεωρίας διαχείρισης και διαχείρισης δεδομένων.Στον τομέα της μεταποίησης, η εκπαίδευση μηχανικής ή η σχετική εμπειρία μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη, επειδή οι διαδικασίες μπορούν να είναι κυρίως μηχανικές.