Τι κάνει ένας διαχειριστής έργου;

Η κύρια δουλειά οποιουδήποτε διαχειριστή έργου είναι η οργάνωση των ανθρώπων και η διαχείριση διαφορετικών καθηκόντων προκειμένου να επιτευχθεί ένας συγκεκριμένος στόχος.Αυτό που είναι αυτός ο στόχος ή το "έργο" μπορεί να διαφέρει ευρέως.Μερικές φορές είναι η δημοσίευση μιας έκθεσης ή της οργάνωσης μιας διάσκεψης.Μπορεί επίσης να είναι η ολοκλήρωση ενός κτιρίου ή αναδιαμόρφωσης ή η εκτέλεση ενός σχεδίου εσωτερικού σχεδιασμού.Αν και οι ρυθμίσεις μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές, οι διαχειριστές μοιράζονται κάποια καθολικά χαρακτηριστικά.Όλοι επικεντρώνονται στη διαχείριση των ανθρώπων, για ένα πράγμα, και όλοι απαιτούν μια ευρεία άποψη των μεμονωμένων καθηκόντων που πρέπει να επιτευχθούν για να επιτευχθεί ο στόχος.Μεγάλο μέρος της δουλειάς ενός διαχειριστή του έργου περιλαμβάνει τον καθορισμό ενός γενικού σχεδίου δράσης και, στη συνέχεια, διασφαλίζοντας ότι όλα τα κομμάτια είναι σε θέση να δουν αυτό το σχέδιο μέχρι την ολοκλήρωση.

Γενικοί στόχοι

Οι διαχειριστές έργων είναι ουσιαστικά ηγέτες που οργανώνουν δράση προς μια συγκεκριμένη κατεύθυνση.Συνήθως έχουν επιφορτιστεί με την ολοκλήρωση κάτι συγκεκριμένου, στη συνέχεια με ένα προσωπικό mdash.συχνά ονομάζεται "ομάδα" mdash;για να επιτευχθεί ο στόχος.Οι διαχειριστές συνήθως ξεκινούν με το σπάσιμο του μεγαλύτερου άκρου σε μικρότερα κομμάτια, στη συνέχεια, ορίζοντας εσωτερικές προθεσμίες για την ολοκλήρωση κάθε στοιχείου.Η ημερομηνία είναι ένα σημαντικό μέρος της εργασίας, όπως και οι τακτικές αναθεωρήσεις του προσωπικού και οι συνομιλίες PEP, αν χρειαστεί.

Πολλοί εμπειρογνώμονες διαχείρισης έργων λένε ότι, για να είναι επιτυχής, ένας διευθυντής πρέπει να εξισορροπήσει τέσσερις κύριους τομείς.Αυτός ή αυτή πρέπει να καταλάβει το πεδίο εφαρμογής του έργου.Ο διαχειριστής πρέπει να βρει τους σωστούς ανθρώπους και τα υλικά και να τα χρησιμοποιεί αποτελεσματικά.Όλες οι εργασίες πρέπει να προγραμματιστούν έτσι ώστε να ολοκληρώνονται εγκαίρως.Ο διαχειριστής του έργου πρέπει επίσης να διασφαλίσει ότι το έργο έχει ολοκληρωθεί στο πλαίσιο του προϋπολογισμού που έχει ανατεθεί σε αυτόν.Ο διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργήσει ομάδες που θα είναι αποτελεσματικές και παρακινημένες για να παράγουν σταθερά καλή δουλειά.Η δυνατότητα μεταβίβασης των καθηκόντων και των ευθυνών είναι απαραίτητη και οι διαχειριστές πρέπει να είναι πρόθυμοι να εισέλθουν και να κάνουν αλλαγές εάν προκύψει πρόβλημα ή καθυστέρηση.

Για να συντονιστεί με επιτυχία ένα έργο, ο διευθυντής πρέπει να γνωρίζει τι κάνει κάθε μέλος της ομάδας και εάν το άτομο θα τηρήσει τις προθεσμίες του.Πολλοί διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν ειδικά προγράμματα λογισμικού για να τους βοηθήσουν να παρακολουθήσουν αυτό.Αυτό το λογισμικό συχνά επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να συζητούν το έργο μεταξύ τους, να ανατρέξουν σε λίστες εργασιών και να είναι υπεύθυνοι για τα καθήκοντα και να μοιράζονται αρχεία και έγγραφα.Μπορεί επίσης να επιτρέψει στους διαχειριστές να δουν ποιες εργασίες είναι σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και πού βρίσκεται το έργο από την άποψη του προϋπολογισμού.Αυτός ο τύπος λογισμικού είναι ιδιαίτερα πολύτιμος για μεγάλα έργα και ομάδες.Οι εκθέσεις των μετόχων, οι σημαντικές περιλήψεις των ευρημάτων και οι δημοσιεύσεις που διατυπώνονται από επιστημονικά εργαστήρια ή μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι συχνά πολύπλοκες προσπάθειες που απαιτούν πολλά διαφορετικά βήματα για να μετακινηθούν από το "στάδιο της ιδέας" μέχρι την ολοκλήρωση.Οι διαχειριστές έργων σε αυτές τις ρυθμίσεις συνήθως λειτουργούν ως συντονιστές πληροφοριών, διασφαλίζοντας ότι όλα τα απαραίτητα στοιχεία έρχονται μαζί με τον σωστό τρόπο.

Τα έργα γραφείου συνήθως απαιτούν πολλή συνεργασία, την οποία συνήθως διοργανώνει ο διαχειριστής του έργου.Αυτός ή αυτή παρακολουθεί το ποιος κάνει ό, τι είτε με τον προγραμματισμό των συνεντεύξεων είτε την παρακολούθηση της προόδου ηλεκτρονικά, συνήθως μέσω βάσεων δεδομένων ή ψηφιακής επικοινωνίας όπως το e-mail.Οι ηγέτες των ομάδων είναι επίσης συνήθως υπεύθυνοι για την προετοιμασία του τελικού προϊόντος, το οποίο περιλαμβάνει τις αλλαγές στη διόρθωση και τις αλλαγές τελευταίας στιγμής.Η επιτυχία ή η αποτυχία του έργου είναι συνήθως στους ώμους του διαχειριστή και αυτός ή αυτή πρέπει να είναι σε θέση να δικαιολογήσει όλες τις επιλογές σε εταιρικούς ανωτέρους.

Εκτέλεση φυσικών έργων

Είναι συχνά πολύ πιο εύκολο to Δείτε την καθημερινή λειτουργία ενός διαχειριστή έργου όταν το έργο είναι κάτι απτό, όπως μια κατασκευή ή μια προσπάθεια εξωραϊσμού.Σε αυτές τις ρυθμίσεις, οι διαχειριστές συνήθως ενεργούν ως ηγέτες του χώρου, διασφαλίζοντας ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν δουλειά και καταλαβαίνουν τι είναι ακριβώς ότι πρέπει να κάνουν.Αυτός ο ηγέτης είναι συνήθως υπεύθυνος για την οργάνωση όλων των απαραίτητων εργαλείων και προμηθειών και πρέπει επίσης να ενεργεί καθώς οι επικοινωνίες είναι μεταξύ των ανθρώπων που κατέχουν τη γη ή το κτίριο που εργάζονται και εκείνοι που συντονίζουν το έργο που πρόκειται να γίνει.Αυτή η εργασία συχνά απαιτεί συνδυασμό σχεδιασμού με βάση το γραφείο και πραγματικών επισκέψεων και συντονισμού.

Δεξιότητες και εμπειρία που απαιτούνται για να πάρει τη δουλειά

Είναι συνήθως πολλή εμπειρία για να προσγειωθεί η δουλειά ενός διαχειριστή του έργου.Τις περισσότερες φορές, οι διαχειριστές επιλέγονται από έναν οργανισμό mdash;Δηλαδή, επιλέγονται με βάση την εμπειρία τους στην πραγματικότητα να κάνει το είδος της εργασίας που πρέπει να διαχειρίζεται και να συντονίζεται.Πολλά εξαρτώνται από τον κλάδο και το επίμαχο έργο, αλλά η προηγμένη εκπαίδευση είτε στον τομέα της εστίασης είτε στη διαχείριση των επιχειρήσεων ή του προσωπικού μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη.

Πολλοί άνθρωποι που ενδιαφέρονται να αναλάβουν ρόλους διαχείρισης έργων παίρνουν μαθήματα για να γίνουν πιστοποιημένα.Τα προγράμματα προσφέρονται από διάφορα σχολεία, αν και το Project Management Professional (PMP) Reg.Η πιστοποίηση είναι ευρέως σεβαστή.Είναι όλο και πιο συνηθισμένο για τις εταιρείες που προσλαμβάνουν εξωτερικούς διαχειριστές έργων να αναφέρουν συγκεκριμένα αυτά τα διαπιστευτήρια στις διαφημίσεις εργασίας τους.